Un acord verbal en transaccions comercials és vinculant segons la legislació neerlandesa. Els contractes es formen mitjançant oferta i acceptació (article 6:217 del Codi Civil neerlandès) i es pot fer una declaració en qualsevol forma, de manera que un sí oral crea les mateixes obligacions que un document signat, tret que la llei prescrigui una forma escrita per a aquest contracte en particular. El punt feble d'un acord de mans no és, per tant, la seva validesa, sinó la seva demostrabilitat: la part que invoca l'acord té la càrrega de la prova i, sense registre, ha de reconstruir l'acord a partir de correus electrònics, factures i conducta.
És vinculant un acord verbal en les transaccions comercials?
Sí. El dret contractual neerlandès es basa en el consensualisme: el que crea un contracte és l'acord entre les parts, no la forma en què s'expressa aquest acord. L'article 3:37 del Codi Civil ho estableix directament, i estableix que, llevat que la llei digui el contrari, es pot fer una declaració en qualsevol forma i fins i tot pot estar implícita en una conducta. No hi ha cap requisit general d'escriptura, cap requisit de signatura i cap requisit de contraprestació del tipus que es troba en altres sistemes jurídics.
La conseqüència pràctica és que gran part de l'activitat comercial neerlandesa es basa en contractes que ningú ha signat mai. Una comanda de compra confirmada per telèfon, una pròrroga d'un termini de lliurament acordada en un corredor, un ajust de preu resolt en una videotrucada: tots aquests són contractes o modificacions de contractes, i tots ells vinculen les parts. Un tribunal a qui se li demani que es pronunciï no es negarà a fer-ho per manca de paper.
El que sí que canvia l'absència de paper és la posició de la part que vol basar-se en l'acord. En els procediments civils neerlandesos, la part que invoca les conseqüències jurídiques d'un conjunt de fets ha de provar aquests fets. Si un proveïdor diu que es va acordar un preu fix i el comprador diu que el preu era indicatiu, és el proveïdor qui ha de convèncer el tribunal, i ho ha de fer sobre l'existència del contracte i sobre cadascun dels termes que vol fer complir. Un contracte que és vàlid però indemostrable no és, en termes comercials, un gran avantatge.
Hi ha un altre aspecte que es passa per alt. Fins i tot quan un acord oral és plenament demostrable, les parts sovint no han discutit els aspectes que posteriorment causen la disputa: la data de lliurament, les conseqüències del retard en el pagament, quines condicions generals s'apliquen, quin tribunal decideix, què passa si els volums disminueixen. La legislació neerlandesa omple algunes d'aquestes llacunes amb normes per defecte i amb l'estàndard de raonabilitat i equitat, però el resultat que omple les llacunes poques vegades és l'acord que qualsevol de les parts tenia en ment.
Quan es formalitza el contracte i per qui
Un contracte es constitueix en el moment en què s'accepta una oferta. Dues preguntes decideixen si aquest moment ha arribat: hi va haver alguna oferta i l'acceptació va arribar a l'altra part.
Oferta, acceptació i el moment de la formació
Una oferta és una proposta prou completa que un simple sí la converteix en un contracte. Una declaració que una part podria estar interessada, o que estudiarà la possibilitat, és una invitació a negociar més que no pas una oferta, i acceptar-la no produeix res. La línia divisòria és el que l'altra part podria deduir raonablement de les paraules utilitzades i les circumstàncies, que és la prova que la legislació neerlandesa aplica a les declaracions en general: una part està obligada pel significat que l'altra part podria atribuir justificadament al que ha dit.
Una acceptació té efecte quan arriba a la persona que va fer l'oferta, no quan es pronuncia o s'envia, de manera que un missatge sense llegir en un correu de veu encara pot concloure un contracte perquè ha arribat. Una acceptació que s'allunya de l'oferta en qualsevol punt compta com un rebuig combinat amb una nova oferta, tret que la desviació sigui menor i l'oferent original no s'hi oposi sense demora. Fins a l'acceptació, l'oferta normalment es pot revocar, però no si s'indica que és irrevocable o s'estableix un període d'acceptació.
El silenci generalment no és acceptació. En una relació comercial en curs, però, una part que rep una confirmació escrita d'una conversa telefònica i la deixa passar sense protestar pot considerar que n'ha acceptat els termes, perquè en aquest context l'altra part tenia dret a esperar una reacció. És precisament per això que el correu electrònic de confirmació és un instrument tan poderós i per això una confirmació incorrecta s'ha de corregir ràpidament.
Si la persona amb qui vau parlar podia vincular l'empresa
Un acord verbal només val tant com l'autoritat de la persona que el va fer. Les empreses actuen a través dels seus administradors i a través de persones que tenen un poder notarial. Per a una societat limitada privada (BV) i una societat anònima (NV), el Codi Civil atorga al consell d'administració el poder de representació i permet que els estatuts restringeixin quins administradors poden actuar conjuntament o sols. Aquests acords, i qualsevol poder notarial registrat, són visibles al registre mercantil que porta la Cambra de Comerç (Kamer van Koophandel), que és de consulta gratuïta i triga aproximadament un minut.
Quan la persona no tenia autoritat, el contracte no vincula l'empresa tret que l'empresa creés l'aparença que en tenia. Aquesta doctrina de l'autoritat aparent és la via d'escapament per a una contrapart que actua de bona fe, però requereix circumstàncies atribuïbles a la mateixa empresa, com ara un càrrec, un curs previ de negociació o una signatura de correu electrònic que presenti la persona com a autoritzada. Un comprador que negocia un acord verbal substancial amb un empleat júnior, sense comprovar res, té un cas feble.
La regla pràctica per a la pràctica comercial és simple: com més gran sigui l'acord, més mereixen un moment d'atenció la identitat i l'autoritat de la persona a l'altra banda de la taula abans, no després, de la encaixada de mans.
El que la llei neerlandesa encara exigeix per escrit
La llibertat de forma té excepcions, i són importants perquè en aquests casos un acord verbal no només és difícil de provar sinó que també és legalment ineficaç. Les excepcions s'agrupen al voltant de tres preocupacions: protegir una part més feble, forçar un moment de reflexió abans d'un compromís de gran abast i crear certesa sobre els drets que afecten tercers.
La compra d'un habitatge per part d'un comprador privat s'ha de registrar per escrit segons l'article 7:2 del Codi Civil, i el comprador té un període de reflexió de tres dies en què pot desfer la compra sense donar motius. Aquesta disposició protegeix els consumidors, per la qual cosa no s'aplica quan una empresa compra un local comercial; un acord verbal sobre una propietat comercial pot ser vinculant, tot i que la transferència de la propietat en si sempre requereix una escriptura notarial i un registre.
Una clàusula de no competència només és vàlida si s'ha acordat per escrit amb un empleat adult, segons l'article 7:653 del Codi Civil, i en un contracte de durada determinada també necessita una declaració escrita dels interessos comercials convincents que la justifiquen. Una clàusula discutida a l'entrevista de treball i mai escrita no té cap efecte. La mateixa lògica de la forma escrita s'aplica a la compra a terminis, a un acord de franquícia segons la Llei de Franquícies que ha estat en vigor des de l'1 de gener de 2021, i a un acord d'arbitratge, que l'article 1021 del Codi de Procediment Civil exigeix que es provi mitjançant un document escrit. La cessió d'un crèdit a un nou creditor necessita una escriptura segons l'article 3:94 del Codi Civil, i un particular que avala un deute empresarial només pot estar obligat a complir aquest compromís sobre la base d'un document escrit.
On cal escriure i què passa sense ella
| Acord | Requisit | Efecte d'un acord purament verbal |
|---|---|---|
| Compra d'un habitatge per part d'un comprador particular | Contracte escrit, seguit d'un període de reflexió de tres dies (article 7:2 BW). | No hi ha cap compra exigible; qualsevol de les parts pot marxar. |
| Clàusula de no competència | Acordat per escrit amb un empleat adult (article 7:653 BW). | La clàusula no té cap efecte; el treballador és lliure de competir. |
| Contracte de franquícia | Conclòs per escrit en virtut de la Llei de franquícies. | No es pot invocar el règim legal de franquícia tal com s'ha acordat. |
| Clàusula d'arbitratge | Provat per un document escrit (article 1021 Rv). | No hi ha arbitratge vàlid; els tribunals ordinaris tenen jurisdicció. |
| Cessió d'una reclamació | Una escriptura, més una notificació al deutor (article 3:94 BW). | El crèdit no es transfereix mai; el creditor original continua tenint dret. |
Per al comerç transfronterer, la norma és, si de cas, encara més liberal. El Conveni de Viena sobre els Contractes de Compravenda, que s'aplica per defecte a les vendes internacionals de mercaderies entre empreses dels estats contractants, inclosos els Països Baixos, estableix expressament que no cal que un contracte de compravenda es conclogui ni es provi per escrit i que es pugui provar per qualsevol mitjà. Les empreses que vulguin la seguretat d'un contracte escrit en les relacions internacionals han de crear-lo elles mateixes o excloure el Conveni i triar una llei nacional que exigeixi més.
Prova d'un acord verbal
La càrrega de la prova recau en la part que es basa en les conseqüències jurídiques dels fets que al·lega, que és la regla de l'article 150 del Codi de Procediment Civil. En una disputa sobre un acord verbal, gairebé sempre és el demandant: el proveïdor que busca el pagament, el contractista que reclama treball extra, l'intermediari que reclama la seva comissió.
La bona notícia és que el procediment neerlandès no restringeix com es pot aportar aquesta prova. L'article 152 del Codi de Procediment Civil permet la prova per tots els mitjans i deixa el pes de la prova al tribunal. No hi ha cap norma que exclogui la prova oral sobre els contractes orals i no hi ha cap requisit d'una nota escrita per començar. El que vol el tribunal és un relat coherent recolzat per material que no es va crear per al litigi.
Què realment convenç un tribunal
Els documents contemporanis superen el record. Un correu electrònic de confirmació enviat la mateixa tarda, una entrada de calendari, una cita amb un ajust manuscrit, un missatge de xat sobre la setmana de lliurament, un pla de projecte circulat després de la reunió: cadascun d'aquests fixa un detall en un moment en què ningú no estava en disputa. Classificats aproximadament per força, el material que decideix aquests casos és:
- confirmacions escrites de la conversa que l'altra part va rebre i no va contradir;
- factures que coincidissin amb les condicions presumptament establertes, en particular quan es van pagar totalment o parcialment;
- un compliment per ambdues parts que només té sentit si el suposat acord existís;
- documents interns de l'altra part, com ara una ordre o un pressupost, que es poden exigir en procediments on s'identifiquen específicament;
- declaració testimonial de persones que hi eren presents, escoltada sota jurament si el tribunal ordena un interrogatori de testimonis.
La prova testimonial és realment útil, però és l'última línia en lloc de la primera. La memòria és reconstructiva, i un testimoni que és un empleat de la part que el truca serà interrogat exactament sobre aquest punt. Un sol correu electrònic contemporani sol tenir més pes que dos testimonis amistosos tres anys després.
Gravar una conversa és legal als Països Baixos quan hi participes tu mateix, i una gravació feta d'aquesta manera es pot utilitzar com a prova. No és un pas neutral: perjudica la confiança si surt a la llum, pot entrar en conflicte amb la confidencialitat contractual i el processament posterior de la gravació encara ha de complir les normes de protecció de dades. Com a pràctica habitual, és un mal substitut de simplement escriure el que es va acordar.
Què es va acordar realment: interpretació i termes generals
Demostrar que un contracte existeix és només la meitat de l'exercici. La segona meitat és establir què diu, i aquí la legislació neerlandesa és notablement menys literal del que moltes contraparts internacionals esperen.
L'estàndard Haviltex
Des de la sentència Haviltex del Hoge Raad el 1981, el significat d'un contracte no es determina només per les paraules, sinó pel significat que les parts podrien raonablement atribuir-los en les circumstàncies i pel que podrien raonablement esperar l'una de l'altra. El tribunal examina les negociacions, la posició i l'experiència de les parts, la pràctica del mercat i la manera com les parts es van comportar després de l'acord. En el cas d'un acord verbal, això és vàlid per a tots dos: no hi ha paraules a les quals recolzar-se, de manera que la conducta i la correspondència es converteixen en el material principal, i una part el comportament de la qual va ser constantment contrari a l'acord, segons afirma ara, ho té difícil.
Dues normes per defecte fan molta feina discretament on les parts mai van discutir un punt. La raonabilitat i la justícia complementen el contracte i, en casos excepcionals, poden deixar de banda una clàusula l'aplicació de la qual seria inacceptable. I un comprador o client que descobreixi un defecte ha de queixar-se en un termini raonable des de descobrir-lo o perd el dret a confiar-hi; en les relacions comercials aquest període és curt, i deixar passar un lliurament insatisfactori en silenci durant mesos és una manera habitual de perdre una reclamació que d'altra banda seria bona.
Termes generals i la regla del primer cop
La majoria de les parts comercials tenen la intenció que s'apliquin els seus propis termes i condicions generals, i la majoria dels acords verbals es fan sense que cap de les parts els esmenti. La legislació neerlandesa resol la col·lisió resultant amb una regla de primera instància a l'article 6:225 del Codi Civil: quan una oferta i una acceptació es refereixen cadascuna a diferents conjunts de condicions generals, la segona referència no té cap efecte tret que rebutgi expressament les condicions a què es fa referència a l'oferta. Un rebuig amagat en la lletra petita del segon conjunt no és suficient; ha de ser explícit.
L'aplicabilitat és només el primer obstacle. Les condicions generals només vinculen l'altra part si se li va donar una oportunitat real de prendre'n nota abans o en el moment de la contractació, cosa que a la pràctica significa lliurar-les o enviar-les, i una referència a un lloc web no és automàticament suficient en un entorn empresarial. Un acord verbal en què ningú esmenta les condicions generals, seguit d'una factura impresa amb les condicions al dors, normalment dóna lloc a condicions que no s'apliquen en absolut. La nostra pàgina sobre el treball d'un advocat contractual explica com s'ordenen aquests documents abans i no després d'una disputa.
Quan les converses fracassen abans que hi hagi un acord
Les negociacions comercials de vegades s'aturen just abans d'arribar a un acord, i la part que ja ha invertit vol saber si l'altra part simplement pot marxar. Com a punt de partida, pot ser que: la llibertat contractual inclogui la llibertat de no concloure'n un. El Hoge Raad ha establert un estàndard estricte per allunyar-se d'aquest punt de partida, sostenint que la ruptura de les negociacions només és inacceptable en circumstàncies excepcionals, en particular quan l'altra part podria esperar justificadament que es concretés algun contracte, o quan altres circumstàncies facin que la ruptura sigui inacceptable.
Quan es supera aquest llindar, el remei habitual és la compensació pels costos en què s'ha incorregut, i només rarament pel benefici que hauria produït el contracte fallit. La lliçó pràctica és la imatge reflectida de la de les encaixades de mans: si se us demana que invertiu en un acord que encara no s'ha tancat, registreu el que s'ha acordat fins ara, registreu explícitament el que no s'ha tancat i poseu per escrit el cost del treball preparatori abans d'incórrer-hi.
Què cal fer quan es trenca un acord verbal
El primer pas gairebé mai és un litigi. Es tracta d'una notificació d'impagament per escrit (ingebrekestelling) segons l'article 6:82 del Codi Civil: una carta o un correu electrònic que indica què es va acordar, què no s'ha complert i dóna un termini raonable per corregir-ho. Sense aquesta notificació, el deutor generalment no està en mora, i sense incompliment no hi ha cap reclamació de danys i perjudicis ni dret a rescindir el contracte. La notificació fa una altra cosa que és valuosa en una disputa per acord verbal: obliga l'altra part a respondre a una versió escrita de l'acord, i la seva resposta, o el seu silenci, esdevé prova.
No cal una notificació en tots els casos. Quan ha transcorregut un termini acordat entre les parts, quan el deutor ja ha declarat que no complirà o quan el compliment s'ha tornat permanentment impossible, l'impagament es produeix per ministeri de la llei. En cas de dubte, envieu la notificació de totes maneres; no hi ha cap penalització per fer-ho i hi ha una penalització real per ometre-la.
Danys i perjudicis, dissolució i terminis
Un cop el deutor incompleix el contracte, l'article 6:74 del Codi Civil atorga dret al creditor a una compensació per les pèrdues causades per l'incompliment. Aquesta pèrdua pot incloure la pèrdua de beneficis, però només en la mesura que es pugui atribuir a l'incompliment i justificar-se amb xifres; en un cas d'acord verbal, és on les reclamacions se solen retallar, perquè el volum o marge acordat mai es va fixar sobre el paper. Juntament amb això, es poden reclamar les despeses raonables per establir la pèrdua i obtenir el pagament extrajudicial.
L'alternativa a fer complir l'acord és posar-lo fi. L'article 6:265 del Codi Civil permet la dissolució per qualsevol incompliment, tret que l'incompliment sigui massa menor per justificar-lo, i la dissolució crea obligacions de revertir el que ja s'ha complert. Reclamar el compliment, una indemnització per danys o la dissolució és una elecció estratègica que depèn del que encara vulgueu de l'altra part i del que pugueu demostrar.
Els terminis són implacables. Una reclamació al compliment d'una obligació contractual prescriu cinc anys després del dia en què la reclamació va ser vençuda, segons l'article 3:307 del Codi Civil, i un recordatori escrit que es reserva inequívocament el dret al compliment interromp aquest període segons l'article 3:317. Les relacions comercials de llarga durada en què les factures es disputen i després es deixen estar són la manera clàssica de perdre una reclamació simplement esperant.
Quan la quantitat en joc és inferior al límit legal del jutjat de districte (kantonrechter), els procediments es poden iniciar sense advocat i són relativament ràpids; la nostra visió general de les demandes de menor import als Països Baixos explica aquesta via. Per sobre del límit, el cas arriba al jutjat de districte i la representació per part d'un advocat és obligatòria. Val la pena considerar la mediació quan la relació comercial encara té valor, i l'arbitratge només quan les parts ho han acordat vàlidament per escrit.
Canvis verbals en un contracte escrit
La disputa més freqüent sobre acords verbals en la pràctica comercial no és sobre un contracte que mai es va redactar, sinó sobre un contracte escrit que es va modificar verbalment durant el procés. Un calendari de lliurament es relaxa per telèfon, es concedeix un descompte per una temporada, un abast de treball creix reunió a reunió i, dos anys més tard, les parts no es posen d'acord sobre quina versió s'aplica.
Com que la legislació neerlandesa no té requisits de forma, una modificació verbal d'un contracte escrit és en principi tan vàlida com el contracte en si. Molts contractes comercials intenten tancar aquesta porta amb una clàusula que estableix que les modificacions només són vàlides si s'acorden per escrit i s'han signat per ambdues parts. Aquesta clàusula és útil i canvia l'argument, però no és una barrera absoluta: si una part la pot invocar depèn de les circumstàncies, i una part que ha actuat sobre el canvi verbal durant un llarg període, n'ha acceptat el benefici i mai s'ha referit a la clàusula pot considerar que confiar-hi és inacceptable. La lectura més segura és que la clàusula fa que una modificació verbal sigui més difícil de provar i més fàcil de resistir, no impossible.
El treball addicional és el mateix problema amb una disfressa diferent. En la construcció i en els serveis professionals, el treball addicional acordat in situ és una font permanent de litigi, i el contractista que el va dur a terme sense instruccions escrites ha de demostrar tant que es va sol·licitar com que es va acordar un preu o una base de preus. Un breu correu electrònic abans de començar el treball addicional, en lloc d'una factura després d'acabar-lo, és la diferència entre una reclamació i un argument.
La mateixa disciplina s'aplica a la rescissió. Un contracte finalitzat verbalment es pot rescindir vàlidament, però la part que diu que ho ha notificat ha de demostrar que ho ha fet, que la notificació ha arribat a l'altra part i quan. Quan un període de preavís comença a partir de la recepció, una trucada telefònica no gravada és precisament el tipus de prova que falla en el moment en què més es necessita.
Com mantenir la velocitat i perdre el risc
La vida comercial no esperarà un contracte signat, i no cal que ho faci. El que segueix és la disciplina mínima que converteix un acord verbal en quelcom defensable sense frenar el negoci.
Confirmeu el mateix dia. N'hi ha prou amb un correu electrònic breu que estableixi l'abast, el preu o el mecanisme de fixació de preus, la data de lliurament o finalització, el termini de pagament i l'aplicabilitat de les vostres condicions generals. Demaneu una confirmació d'una línia i considereu una resposta com a part de l'arxiu del contracte. Si l'altra part corregeix el resum, heu après alguna cosa valuosa en el moment més econòmic possible.
Adjunteu els termes generals a aquest correu electrònic en comptes de fer-hi referència, i feu el mateix en la primera comanda de qualsevol relació nova. Mantingueu un registre del que s'ha enviat, perquè la qüestió en una disputa no és si els termes existeixen, sinó si l'altra part va tenir l'oportunitat real de llegir-los.
Redacteu factures que descriguin la feina en lloc del total, fent referència a la data de l'acord i els lliuraments, i feu un seguiment per escrit de les factures impagades. Anoteu cada trucada que canviï alguna cosa, amb la data i els participants. Quan un acord es modifiqui verbalment, confirmeu l'esmena de la mateixa manera que l'original; les disputes sobre variacions són almenys tan freqüents com les disputes sobre l'acord original.
Finalment, mantingueu la forma escrita quan la llei ho exigeixi. Una clàusula de no competència, un acord de franquícia, una clàusula d'arbitratge o una cessió de crèdits que només existeix en la conversa no és un contracte feble, però no és cap contracte, i cap quantitat de documentació posterior el repara. Les nostres guies de dret corporatiu estableixen els documents que la majoria de les empreses neerlandeses necessiten tenir en ordre abans de començar a negociar.
Preguntes freqüents
En gairebé totes les disputes sobre un acord parlat sorgeixen algunes preguntes pràctiques.
Quina és la prova més forta per demostrar un acord verbal?
Tot i que tenir un testimoni és sens dubte útil, la prova més sòlida gairebé sempre és alguna cosa escrita que es va crear després de l'acord verbal. Un simple correu electrònic de seguiment que resumeixi els termes clau (preu, terminis i què cal lliurar) és increïblement potent. Això és especialment cert si l'altra part respon amb una confirmació o, igual d'important, simplement comença la feina sense objectar al vostre resum.
Les factures que detallen els serveis acordats i que es paguen posteriorment també són una prova sòlida. Aquests documents creen un registre documental que demostra clarament que ambdues parts han entès i acceptat els termes, cosa que treu la disputa d'una situació complicada de "ell va dir, ella va dir".
Què és el primer que he de fer si es disputa un acord verbal?
El primer pas és deixar-ho tot per escrit. Envia un correu electrònic o una carta formal però professional que expliqui la teva interpretació de l'acord original. Hauries d'indicar clarament on creus que l'altra part no ha complert la seva part del pacte. Aquesta acció crea immediatament un registre documentat de la disputa.
Si això no soluciona el problema, el següent pas segons la legislació neerlandesa sovint és enviar una notificació d'impagament ( ingebrekestelling ) . Penseu en això com un avís final per escrit. Dóna a l'altra part una última oportunitat i un termini raonable per complir les seves obligacions abans que escaleu les coses emprendre accions legals o reclamar danys i perjudicis.
Els missatges de text o els xats de WhatsApp són legalment vinculants?
Sí, absolutament. Als Països Baixos, els tribunals reconeixen els missatges de text, els xats de WhatsApp i altres comunicacions digitals com a proves vàlides. Es poden utilitzar per demostrar que existeix un acord i per confirmar-ne els termes específics.
Una conversa per WhatsApp on es fa una oferta i després s'accepta clarament pot ser suficient per formar un contracte vinculant per si sola. És un bon hàbit guardar sempre aquestes converses digitals, ja que podrien ser la prova crucial que necessiteu si un acord verbal falla.
Quant de temps és vàlid un acord verbal als Països Baixos?
Un acord verbal no caduca simplement perquè no s'hagi escrit. Continua sent vàlid i aplicable durant el mateix temps que un contracte escrit. El termini de prescripció legal estàndard per a la majoria de reclamacions contractuals als Països Baixos és de cinc anys . Aquest rellotge comença a comptar l'endemà del venciment i l'exigibilitat de la reclamació, cosa que significa que generalment teniu fins a cinc anys per emprendre accions legals si l'acord s'incompleix.
Law & More Assessora empreses neerlandeses i internacionals sobre la formació de contractes, termes i condicions generals i disputes sobre el que es va acordar. Si una contrapart nega un acord que sabeu que s'ha fet, o voleu que el vostre procés de contractació es posi en una base que sobrevisqui a una disputa, estarem encantats d'analitzar-ho amb vosaltres.
