Una societat limitada neerlandesa (besloten vennootschap, societat civil limitada) neix en el moment en què un notari neerlandès executa l'escriptura de constitució. No hi ha cap capital mínim: n'hi ha prou amb un cèntim d'euro del capital social emès. A continuació es registra al Registre Mercantil de la Cambra de Comerç, i fins que no s'hagi fet aquest registre, els administradors són responsables solidaris juntament amb l'empresa pels actes realitzats mentrestant.
El que determina si l'estructura es manté no és el nomenament del notari en si, sinó el que s'acorda abans: qui té quines accions, què diuen els estatuts i si hi ha un acord d'accionistes. Aquest article analitza cada pas en ordre, les obligacions que comencen a córrer un cop existeix la societat notarial i els errors que són costosos de reparar.
Quan val la pena una vaginosi bacteriana i quan no ho val
La comparació es fa amb l' empresari individual (eenmanszaak) i la societat col·lectiva (vennootschap onder firma), i es basa en la responsabilitat, els impostos i, en menor mesura, la legitimació activa.
Responsabilitat
Un empresari individual no té personalitat jurídica independent: els deutes de l'empresa són deutes personals, i els creditors poden accedir a la casa, els estalvis i tot el demés. En una societat col·lectiva, cada soci és responsable solidari de la totalitat dels deutes de la societat, de manera que un error d'un soci arriba als béns privats dels altres. Una societat col·lectiva és una persona jurídica independent. L'empresa incorre en les obligacions, i un accionista només arrisca el que s'ha pagat per les accions. Aquesta separació és real, però no és absoluta: un administrador que actua de manera inadequada encara pot ser considerat personalment responsable, cosa que es tracta a continuació.
Tax
Un empresari individual paga impost sobre la renda sobre els beneficis i pot optar a deduccions empresarials; una societat comercial paga l'impost de societats sobre els seus beneficis i el director-accionista paga l'impost sobre la renda sobre el salari i sobre els dividends. Els tipus, els trams i les deduccions d'ambdues parts s'estableixen anualment al Belastingplan i els publica el Belastingdienst, i el nivell de beneficis en què la societat comercial esdevé la forma més econòmica canvia amb ells. Aquest càlcul és una qüestió d'un assessor fiscal més que no pas d'un advocat, i qualsevol xifra citada en una guia queda desactualitzada durant l'any. Demaneu consell abans d'executar l'escriptura, perquè l'estructura és més fàcil de dissenyar que de desfer.
Dempeus i el cas de l'espera
Els clients, els bancs i els inversors llegeixen un formulari legal, i una BV indica permanència. En contra d'això s'hi posicionen les obligacions reals: els comptes anuals que s'han de presentar, un salari habitual que s'ha de pagar, la comptabilitat que s'ha de mantenir a un nivell estàndard i el cost de l'escriptura en si. Per a una empresa amb una facturació modesta i poca exposició a responsabilitats, aquestes obligacions poden superar els avantatges. La prova honesta no és una xifra de facturació, sinó una pregunta: quant et costaria personalment si demà es presentés una reclamació.
Primer pas: què cal acordar abans de veure el notari
Tot el que registra el notari és més fàcil d'encertar en la fase de redacció que de modificar-ho posteriorment, i una modificació dels estatuts requereix una altra escriptura notarial.
El nom
Consulteu el Registre Mercantil per trobar un nom comercial idèntic o confusament similar abans de comprometre-us. La Llei de Comerç (Handelsnaamwet) prohibeix un nom comercial que pugui causar confusió amb un nom existent al mateix mercat, i prohibeix un nom que doni una impressió enganyosa de la propietat o la forma jurídica de l'empresa. Un registre a la Cambra de Comerç no us atorga cap monopoli; si la marca és fonamental per a l'empresa, un registre de marca del Benelux és l'instrument que ho fa.
Accions i estructura d'accions
Decideix qui té què i sigues precís sobre la diferència entre dret econòmic i control. Des de la reforma Flex-BV, els estatuts poden crear accions sense dret a vot i accions sense dret a beneficis, de manera que a un financer se li pot donar valor sense veu, o a un cofundador un vot sense dividend. La propietat al cinquanta per cinquanta entre dos fundadors és l'acord que genera més disputes, perquè cap dels dos pot portar una resolució i cap dels dos pot desestimar l'altre.
Una societat holding per sobre de la societat operativa
Molts fundadors constitueixen una societat holding que manté les accions d'una societat operativa. L'argument legal és la separació de riscos: els beneficis distribuïts fins a la holding ja no estan disponibles per als creditors de l'empresa operativa, i les accions de l'empresa operativa es poden vendre sense vendre la holding. Hi ha conseqüències fiscals a banda i banda d'aquesta estructura i pertanyen al vostre assessor fiscal. Val la pena dir clarament l'advertència legal: una distribució a la holding ha de superar la prova de distribució del consell d'administració, i les transferències realitzades quan l'empresa operativa ja està en dificultats es poden anul·lar per perjudicar els creditors.
Esborrany d'estatuts socials
Els estatuts són els estatuts de l'empresa: el nom, la seu, els objectius, el capital social, com es nomenen i es destitueixen els administradors, com pren decisions la junta general i si una transferència d'accions necessita l'aprovació dels altres accionistes. La llei neerlandesa per defecte té una restricció de transferència d'accions que exigeix que les accions s'ofereixin primer als coaccionistes, i els estatuts poden relaxar-la o endurir-la. Feu que els redactin per a la vostra situació en lloc de prendre'ls d'una plantilla; el notari executarà el que se li presenti.
Segon pas: l'escriptura notarial
Què fa el notari
La societat mercantil es constitueix mitjançant una escriptura notarial atorgada davant d'un notari holandès, i l'escriptura conté els estatuts. El notari verifica la identitat dels fundadors, duu a terme la investigació del client que li exigeix la legislació contra el blanqueig de capitals i presenta la sol·licitud de registre de l'empresa. L'escriptura és en neerlandès. No cal que hi assistiu en persona: es pot atorgar per un representant donat per escrit, que és com es fan la majoria de les constitucions amb fundadors estrangers. Consulteu la nostra guia per establir una societat mercantil holandesa amb accionistes estrangers per a aquesta via.
Capital, i per què un cèntim no és una bona idea
El capital mínim de 18,000 EUR es va abolir l'1 d'octubre de 2012 amb la legislació Flex-BV, i ara es pot constituir una BV amb una sola acció d'un cèntim d'euro. Això és una formalitat, no un pla. Una empresa que es crea deliberadament amb menys capital del que requereixen les seves pròpies activitats exposa els seus administradors a l'acusació d'haver contret obligacions que sabien que l'empresa no podia complir, que és la via clàssica cap a la responsabilitat personal extracontractual. Cada distribució fora de l'empresa també està subjecta a una prova del consell d'administració: el consell ha de denegar l'aprovació si sap o hauria de preveure que l'empresa no podrà continuar pagant els seus deutes vençuts, i els administradors que aproven una distribució de totes maneres poden estar obligats a compensar el dèficit personalment.
Aportació en efectiu o en espècie
El capital es pot desemborsar en efectiu o mitjançant l'aportació d'actius, des d'equips i accions fins a propietat intel·lectual o tot un negoci existent. Cal descriure una aportació en espècie i els fundadors assumeixen el risc d'una sobrevaloració. La conversió d'una empresa individual en una societat mercantil es pot fer de manera que es difereixi l'impost sobre la renda o de manera que es realitzi; el que és preferible depèn de les vostres xifres i és una qüestió per a l'assessor fiscal. Legalment, la transferència és el que importa: els actius s'han de transferir en la forma correcta, els contractes es traslladen a la societat mercantil només amb la cooperació de la contrapart i, si apareix personal, s'apliquen les normes sobre la transferència d'empresa i les seves condicions laborals les incloguin.
Quant costa la incorporació
Les taxes notarials per a una constitució no estan regulades i varien segons la complexitat de l'estructura, així que demaneu a dos o tres notaris un pressupost fix que indiqui exactament què s'inclou: l'escriptura, els estatuts, els documents presentats i si hi ha una estructura de holding i un acord d'accionistes. La Cambra de Comerç cobra una taxa de registre única, publicada al seu propi lloc web. Citar un interval aquí us induiria a error; demanar un pressupost escrit no ho farà.
Tercer pas: inscripció al Registre Mercantil
La BV existeix des del moment de l'escriptura, no des del moment del registre. Aquesta distinció és la font d'una trampa de responsabilitat que atrapa els fundadors cada any, i funciona en dues direccions.
Els actes realitzats en nom d'una empresa que encara no s'ha constituït vinculen personalment la persona que els va realitzar, tret que i fins que la Societat Comercial els ratifiqui després de la constitució i pugui dur-los a terme. Signeu un contracte d'arrendament o de subministrament per a la formació de la vostra Societat Comercial i l'obligació és vostra fins que l'empresa l'adopti. El nostre article sobre la formació de la Societat Comercial i la responsabilitat prèvia a la constitució explica com funciona la ratificació. En l'altra direcció, des de la constitució fins que es completa el registre, els administradors són responsables solidaris juntament amb l'empresa per cada acte jurídic realitzat durant aquest període. Per tant, el registre no és una tasca administrativa; tanca una finestra d'exposició personal i el notari normalment presenta el registre immediatament.
Què produeix el registre
L'empresa rep un número de Cambra de Comerç i un RSIN, el número d'identificació utilitzat per les autoritats fiscals per a les persones jurídiques. Les activitats es registren sota codis SBI, que determinen com apareix l'empresa al registre. Quan les activitats estan subjectes a l'IVA, el Belastingdienst emet un número d'identificació de l'IVA per separat. Sol·liciteu un extracte del registre tan bon punt l'entrada estigui activa: els bancs, els propietaris i les contraparts el sol·licitaran.
El registre UBO i qui el pot veure realment
Una societat comercial ha d'informar dels seus beneficiaris efectius finals: qualsevol persona que, directament o indirectament, posseeixi més del vint-i-cinc per cent de les accions o dels drets de vot, o que exerceixi un control efectiu d'una altra manera. Si ningú compleix el criteri, els administradors estatutaris es registren com a pseudo-UBO. L'obligació d'informació en si mateixa no canvia i s'aplica com un delicte econòmic, amb les categories de multes establertes al Codi Penal i indexades periòdicament.
El que ha canviat és l'accés, i les directrius anteriors són errònies en aquest punt. Arran de la sentència del Tribunal de Justícia del 22 de novembre de 2022, el registre UBO neerlandès ja no està obert al públic en general. L'accés ara es limita a categories designades: autoritats governamentals i serveis d'investigació, i institucions amb obligacions en virtut de la legislació contra el blanqueig de capitals, com ara bancs, notaris, comptables i advocats, cadascun dins del seu propi nivell d'accés. Un règim que dóna accés a persones i organitzacions amb un interès legítim, com ara periodistes i organitzacions de la societat civil, es deriva del paquet europeu contra el blanqueig de capitals adoptat el 2024; el decret d'implementació neerlandès s'ha presentat al Parlament, però encara no ha entrat en vigor. Fins que no ho estigui, heu de suposar que les vostres dades UBO són visibles per a les autoritats i les institucions obligades, i no per al públic.
Quart pas: l'acord d'accionistes
Els estatuts socials són un document públic. Qualsevol persona els pot obtenir del Registre Mercantil, han de complir amb la legislació societària i no poden contenir sensatament tot el que dos o tres fundadors han d'acordar. El pacte d'accionistes és el contracte privat que omple el buit, i ometre'l és l'omissió més costosa d'aquesta llista.
Un acord seriós tracta del control i de la sortida. Sobre el control: quines decisions necessiten més que una majoria simple, què passa quan els accionistes estan en un punt mort i què pot fer i què no pot fer un accionista fora de l'empresa mitjançant la competència o l'ús de la seva informació. Sobre la sortida: si les accions es poden transferir lliurement, si els altres tenen dret de tanteig, què passa amb les accions d'un fundador que marxa, mor o esdevé incapaç, com es determina el preu i per qui, i si una majoria que ven l'empresa pot exigir a la minoria que també vengui i si la minoria pot insistir a unir-se a aquesta venda. La valoració és la clàusula que més sovint es deixa vaga i que més sovint es litiga; anomena el mètode o el taxador, no només un preu just.
L'alternativa a acordar aquestes coses per endavant és la via legal de reserva, i és més lenta i directa. El règim legal de conflictes permet que un accionista sigui obligat a transferir accions o a fer-les adquirir, i va ser revisat per la WAGEVOE amb efectes a partir de l'1 de gener de 2025 per accelerar aquests procediments i concentrar-los. Més enllà hi ha els procediments d'investigació davant l'Ondernemingskamer (Cambra d'Empreses), que pot suspendre els administradors i nomenar un administrador interí. Tots dos són recursos reals, i tots dos costen més que l'acord que no vau redactar. El nostre article sobre què ha de cobrir un acord d'accionistes analitza les clàusules en detall, i els conflictes entre accionistes als Països Baixos descriuen què passa quan es tracta d'això.
Cinquè pas: les obligacions que comencen un cop existeix la BV
Separeu els actius i oblideu-vos de perforar el vel
La llei neerlandesa no té cap doctrina general sobre com perforar el vel corporatiu, i buscar-ne una és una distracció. El que té la llei neerlandesa és la responsabilitat del director, i prové de tres direccions. Internament, un director que realitza la seva tasca de manera inadequada és responsable davant l'empresa. Externament, un director que assumeix obligacions en nom de l'empresa sabent, o tenint tots els motius per saber, que no podrà dur-la a terme i no oferirà cap recurs, comet un delicte per dret propi. I en cas de fallida, l'administrador pot responsabilitzar el consell d'administració per la totalitat del dèficit quan una gestió manifestament inadequada va ser una causa important de la insolvència.
En aquest últim cas és on una administració descuidada esdevé perillosa. Si l'empresa no ha portat els llibres de comptes adequats o no ha presentat els seus comptes anuals a temps, la mala gestió s'estableix com a qüestió de dret i es presumeix que ha causat la insolvència, deixant que l'administrador demostri el contrari. Barrejar diners privats i de l'empresa no és una infracció tècnica; és la prova sobre la qual es construeix aquest cas. Doneu a la BV el seu propi compte bancari, documenteu cada transacció entre vosaltres i l'empresa i pagueu un deute de compte corrent en lloc de deixar-lo créixer. El nostre article sobre quan els administradors esdevenen personalment responsables estableix la jurisprudència.
El director-accionista majoritari i el contracte de gestió
Un director que té la majoria dels vots, o que juntament amb familiars propers pot bloquejar el seu propi acomiadament, no està cobert pels plans d'assegurança per a empleats; una ordre de designació estableix exactament quan és així. La relació amb l'empresa normalment es documenta en un acord de gestió , sovint entre la societat controladora i l'empresa operadora en lloc de fer-ho amb l'individu, que registra les funcions, els honoraris, el període de preavís, la responsabilitat i què passa amb la propietat intel·lectual i la informació confidencial en cas d'acomiadament.
Un director estatutari es troba en una posició més feble que un empleat ordinari, fins i tot quan hi ha un contracte laboral. La junta general pot acomiadar un director estatutari en qualsevol moment i, segons la jurisprudència neerlandesa, l'acomiadament corporatiu, en principi, també posa fi a la relació laboral subjacent, sense revisió preventiva per part de la UWV o del tribunal de districte. Aquesta és una raó més per registrar les conseqüències financeres de la marxa amb antelació.
El salari habitual
Un director-accionista majoritari ha de percebre un salari de l'empresa que sigui habitual per a la feina que realitza. La legislació fiscal estableix el criteri: el salari ha de ser com a mínim el més alt entre el salari de l'ocupació més comparable, el salari de l'empleat més ben pagat de l'empresa i un import mínim legal que el Belastingdienst publica cada any. El marge d'eficiència que solia permetre un descompte sobre el salari comparable es va abolir amb efectes a partir de l'1 de gener de 2023, per la qual cosa les directrius que encara citen el setanta-cinc per cent d'un salari comparable estan desactualitzades. Pagar massa poc convida a una avaluació addicional; el càlcul s'ha de fer amb l'assessor fiscal i s'ha de revisar anualment.
Comptabilitat i comptes anuals
L'empresa ha de mantenir registres que permetin conèixer els seus drets i obligacions en qualsevol moment. El consell d'administració elabora els comptes anuals en un termini de cinc mesos a partir del tancament de l'exercici, un període que la junta general pot ampliar fins a cinc mesos més per motius especials; la junta general els aprova aleshores, i s'han de presentar al Registre Mercantil en un termini de vuit dies des de la seva aprovació i, en qualsevol cas, no més tard de dotze mesos després del tancament de l'exercici. Les microempreses i petites empreses presenten una versió limitada. La presentació fora de termini és un delicte econòmic per si mateix, i en una fallida posterior activa la presumpció de mala gestió descrita anteriorment. Aquesta és la raó per la qual es tracta el termini com a estricte en lloc d'indicatiu.
Assegurança de responsabilitat civil del director
La cobertura per a administradors i directius cobreix les despeses de defensa d'una reclamació personal i, dins dels seus límits, els danys i perjudicis. No cobreix la intenció ni el frau, i no substitueix el manteniment dels llibres i la presentació a temps. Llegiu les exclusions i les disposicions de drop-off abans de confiar-hi, en particular la posició d'un administrador que ha dimitit.
Els errors que costen més
Quatre es repeteixen amb prou freqüència com per valer la pena anomenar-los. El primer és que no hi ha un acord d'accionistes, o que se'n descarrega i mai s'adapta, i que sorgeix en el moment en què dos fundadors deixen d'acordar. El segon és una estructura escollida sense pensar en la sortida: una única societat operativa propietat directament de dues persones és fàcil de constituir i difícil de vendre, dividir o refinançar, i corregir-la posteriorment significa una transferència d'accions amb conseqüències fiscals. El tercer és tractar el compte de l'empresa com un de privat, cosa que converteix una fallida empresarial ordinària en un cas de responsabilitat personal. El quart és contractar un advocat només quan alguna cosa ha anat malament, quan la redacció que ho hauria evitat ja no està disponible.
Una cinquena és més silenciosa i igual de perjudicial: deixar caducar la part formal. Actes d'acords d'accionistes que mai es van escriure, una esmena als estatuts que es va acordar però mai es va executar, un director que va dimitir però mai es va donar de baixa, una entrada a l'UBO que ja no reflecteix qui controla l'empresa. Cadascun és trivial per si sol i cadascun es converteix en un argument en contra vostra en una disputa. La nostra visió general dels riscos de les empreses neerlandeses que cal evitar recull els pràctics.
Preguntes freqüents
Quant costa establir una BV als Països Baixos?
Les taxes notarials per a una constitució no estan fixades per llei i varien substancialment entre oficines i estructures, de manera que l'única resposta fiable és un pressupost escrit. Demaneu un preu fix que indiqui si cobreix l'escriptura i els estatuts, els documents presentats, una estructura de holding i un acord d'accionistes, i si s'hi inclou la investigació del client requerida per les normes contra el blanqueig de capitals. La taxa de registre de la Cambra de Comerç és un càrrec únic a part, publicat al seu propi lloc web.
Encara hi ha un capital mínim per a una BV?
No. El mínim de 18,000 EUR es va abolir l'1 d'octubre de 2012, i una societat comercial es pot constituir amb una acció d'un cèntim d'euro. La protecció que solia proporcionar el mínim s'ha substituït per normes de responsabilitat: el consell d'administració ha de comprovar cada distribució en funció de la capacitat de l'empresa per seguir pagant els seus deutes, i els administradors que permeten que l'empresa operi amb obligacions que clarament no pot complir poden ser considerats personalment responsables. Finançar l'empresa pel que realment farà.
Quina diferència hi ha entre els estatuts socials i un acord d'accionistes?
Els estatuts són un document públic, atorgat per escriptura notarial, presentat al Registre Mercantil i vinculant per a l'empresa i per a tothom qui esdevingui accionista. El pacte d'accionistes és un contracte privat entre els mateixos accionistes, no es presenta enlloc i només vincula les parts. Els acords de dret societari que han de ser oposats a tercers pertanyen als estatuts; els acords comercials entre fundadors, els mecanismes de valoració i la no competència pertanyen a l'acord. En cas de conflicte entre els dos, els estatuts prevaldran com a qüestió de dret societari, per la qual cosa s'han de redactar junts.
Hauria de crear una societat holding juntament amb l'empresa operativa?
No és obligatori. L'argument legal és que els beneficis obtinguts fins a la participació estan fora de l'abast dels creditors de l'empresa operativa i que l'empresa operativa es pot vendre pel seu compte. El cas fiscal és una qüestió a part per a un assessor fiscal, i normalment és el decisiu. Cal ponderar tots dos abans d'executar l'escriptura, perquè inserir una participació posteriorment implica una transferència d'accions que té conseqüències pròpies.
Puc convertir la meva empresa individual en una societat mercantil?
Sí. El negoci s'aporta a la BV, i hi ha dues vies amb resultats fiscals diferents: una ajorna l'impost sobre la renda de les reserves ocultes subjecte a condicions, l'altra el realitza. El que et convé és una qüestió fiscal. La feina legal és independent i sovint es subestima: els actius s'han de transferir en la forma correcta, els contractes passen a la BV només si la contrapart coopera, els permisos i les llicències no es produeixen automàticament, i quan el personal es transfereix amb el negoci, s'apliquen les normes sobre la transferència de l'empresa, de manera que les seves condicions laborals existents no canvien.
Quant de temps es triga?
L'escriptura es pot executar tan bon punt el notari tingui els documents d'identificació, hagi completat la investigació del client i tingui articles en què tots dos fundadors estiguin d'acord. La preparació, no el nomenament, és el que requereix temps: establir l'estructura de les accions i l'acord entre accionistes pot allargar-se diverses setmanes si hi ha més d'un fundador. L'empresa existeix des de l'escriptura i el notari la presenta per al registre immediatament.
Encara sóc personalment responsable com a director-accionista majoritari?
Per regla general, no: l'empresa té les seves pròpies obligacions. Les excepcions són el que importa. Un administrador pot ser responsable davant l'empresa per l'incompliment de la seva tasca, davant un creditor extracontractual per assumir obligacions que l'empresa mai no podria complir, davant l'administrador concursal per la totalitat del dèficit quan la gestió va ser manifestament inadequada, i davant les autoritats fiscals per l'impost sobre nòmines i l'IVA impagats quan la incapacitat de pagament no es va notificar degudament. Portar els llibres, presentar els comptes a temps, informar de la incapacitat de pagament puntualment i documentar les decisions és el que et manté al costat correcte de les quatre coses.
Construint l'empresa sobre una base que sostingui
La constitució d'una societat mercantil és un nomenament únic; l'estructura que l'envolta és la part que decideix com l'empresa afronta el creixement, una disputa entre fundadors, una sortida o una venda. La major part del que va malament després es va decidir, o es va deixar indecís, en les setmanes prèvies a l'escriptura.
Els nostres advocats corporatius assessoren en l'elecció de la forma jurídica, redacten els estatuts socials i els acords entre accionistes, gestionen la constitució davant el notari i actuen quan sorgeix una disputa entre accionistes o una reclamació contra un administrador. Si esteu considerant una societat mercantil, o ja en teniu una que es va constituir sense pensar-ho gaire, estarem encantats de considerar-la amb vosaltres.
