Empreses estrangeres als Països Baixos: trampes legals a evitar

Les empreses estrangeres que fan negocis als Països Baixos es troben amb el mateix grapat d'impediments legals: triar una sucursal quan es necessitava una baixa per assegurança, aplicar una plantilla d'ocupació del país d'origen al personal neerlandès, subestimar l'obligació de dos anys de continuar pagant un empleat malalt i utilitzar termes generals que mai no es van incorporar vàlidament. La legislació neerlandesa està codificada i accessible, però una bona part és llei obligatòria de la qual els contractes no es poden desviar, i aquí és on fallen els documents importats.

Aquest article estableix els inconvenients que més importen a la pràctica, amb les normes neerlandeses al darrere: l'elecció de la forma jurídica, els deures de registre, les obligacions laborals, el dret contractual, l'idioma i el fòrum, la propietat intel·lectual i la protecció de dades. Està escrit per a empreses estrangeres que obren una operació neerlandesa i per als seus assessors a l'estranger.

Sucursal o BV holandesa: la primera decisió i la que té més conseqüències

Una empresa estrangera pot operar als Països Baixos a través d'una sucursal (un establiment registrat de l'entitat estrangera) o a través d'una filial neerlandesa, normalment una besloten vennootschap. Una sucursal és més ràpida d'obrir i no necessita notari, però no és una persona jurídica independent: la societat matriu estrangera és directament responsable de tot el que fa la sucursal, i els creditors, els empleats i els reguladors tracten amb la mateixa societat matriu. Una societat mercantil (BV) es constitueix mitjançant escriptura notarial davant d'un notari neerlandès, és una persona jurídica des d'aquell moment i limita la responsabilitat als seus propis actius, subjecta a les normes sobre la responsabilitat dels administradors.

Per tant, l'elecció es basa en el risc més que no pas en la rapidesa. Una oficina de vendes amb un grapat de personal i sense contractació local pot funcionar bé com a sucursal. Una empresa que llogarà, arrendarà locals, contractarà clients holandesos i mantindrà la propietat intel·lectual està més ben servida per una BV, que també facilita la venda o reestructuració de l'activitat holandesa més endavant. Tingueu en compte que actuar en nom d'una BV abans que existeixi vincula la persona que actua, personalment, fins que la societat constituïda ratifiqui la transacció, que és el tema de la nostra guia d' informació sobre la BV . La seqüència pràctica de la constitució s'estableix al nostre article sobre els passos legals que no us podeu ometre.

Si l'activitat neerlandesa crea una presència imposable és una qüestió a part amb les seves pròpies normes, i no segueix automàticament l'elecció del dret civil. Aquesta avaluació pertany a un assessor fiscal; l'estructura legal s'ha de resoldre primer, per motius de responsabilitat i governança.

Registre, propietaris finals i sol·licituds en curs

Tant una sucursal com una sucursal comercial s'han d'inscriure al registre comercial de la Kamer van Koophandel, amb les dades de l'entitat, la seva adreça i les persones autoritzades a representar-la. El registre de l'autoritat legal per signar importa més del que sembla: tercers poden confiar en el que diu el registre, de manera que una entrada obsoleta pot vincular l'empresa a un contracte signat per algú que ja no té poder per fer-ho.

Les persones jurídiques també han de registrar els seus beneficiaris finals al registre UBO. El registre continua sent obligatori; el que va canviar després de la sentència del Tribunal de Justícia de la Unió Europea del novembre de 2022 és que el registre ja no està obert al públic en general i l'accés ara està limitat a les autoritats i a les parts amb un interès legítim. Els bancs demanaran l'extracte de l'UBO quan s'obri el compte neerlandès, de manera que això sol estar en el camí crític per a l'entrada al mercat.

Després d'això vénen les declaracions que les empreses matrius estrangeres solen oblidar. Una societat mercantil ha de mantenir registres dels quals es puguin conèixer els seus drets i obligacions en qualsevol moment i conservar-los durant set anys, i ha de presentar els seus comptes anuals al Registre de Comerç dins del termini legal. La presentació tardana no és un assumpte administratiu menor: si l'empresa posteriorment esdevé insolvent, es crea una presumpció legal que el consell d'administració va gestionar l'empresa de manera inadequada i que això va causar la fallida, que és la via habitual cap a la responsabilitat personal dels administradors.

Dret laboral: les obligacions que els empresaris estrangers subestimen

La legislació laboral neerlandesa és en gran part obligatòria i no es pot sotmetre a contractes, independentment del que digui el manual de l'empresa matriu. Tres obligacions expliquen la majoria de les sorpreses desagradables.

La primera és la baixa per malaltia. Un empresari ha de continuar pagant a un empleat malalt durant un màxim de 104 setmanes, com a mínim el setanta per cent del salari, i ha de treballar amb l'empleat en la seva reintegració segons la llei Wet verbetering poortwachter, amb moments fixos per a una anàlisi del problema i un pla d'acció. Si la UWV conclou al final d'aquest període que l'empresari va fer massa poc, pot ampliar l'obligació de pagament fins a un any més. Aquesta és la diferència més costosa entre la legislació laboral neerlandesa i la de la majoria dels altres països.

El segon és l'acomiadament. Un empresari no pot simplement acomiadar. O bé l'empleat hi està d'acord en un acord transaccional (vaststellingsovereenkomst), o bé es necessita un permís: de la UWV per acomiadament i incapacitat de llarga durada, i del kantonrechter per motius personals com ara baix rendiment, una relació laboral interrompuda o conducta culpable. Els motius permesos s'enumeren exhaustivament a l'article 7:669 BW, i un expedient que no avala el motiu escollit simplement falla. En cas d'acomiadament per iniciativa de l'empresari, es requereix una indemnització de transició que s'acumula des del primer dia d'ocupació, de manera que ja es pot pagar durant el període de prova.

El tercer són els convenis col·lectius. Un conveni col·lectiu de treball (CAO) sectorial es pot declarar universalment vinculant, en aquest cas s'aplica a l'empresari tant si és membre de qualsevol organització com si no, i estableix escales salarials, indemnitzacions i sovint obligacions de pensions. Comprovar si un CAO s'aplica és un primer pas, no una idea a posteriori. Els empresaris estrangers que desplacen treballadors als Països Baixos tenen el deure addicional de notificar el desplaçament amb antelació a través del portal neerlandès de treballadors desplaçats i d'observar les condicions laborals bàsiques neerlandeses. Les empreses que subministren mà d'obra també han de tenir en compte el nou règim de llicències per al sector del personal temporal: el registre a l'autoritat d'admissió és de l'1 de novembre al 31 de desembre de 2026, el Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten entra en vigor l'1 de gener de 2027 i l'aplicació es produeix a partir de l'1 de gener de 2028. La nostra visió general dels drets dels empleats als Països Baixos estableix el costat laboral d'aquestes normes.

Contractes: les normes neerlandeses que anul·len una plantilla importada

El dret contractual neerlandès parteix de la llibertat contractual, però diversos règims contenen lleis obligatòries de les quals les parts no es poden desviar, i un model estranger que els ignora és inaplicable exactament on cal.

L'agència comercial és l'exemple més clar. Quan un intermediari neerlandès negocia contractes per a un principal de manera continuada, s'aplica el règim legal d'agència del Llibre 7 BW: períodes mínims de preavís que s'allarguen amb la durada de la relació i un pagament de bona voluntat en cas de rescissió quan l'agent ha portat clients dels quals el principal continua beneficiant-se. Els acords de distribució no estan coberts per aquest règim, i és precisament per això que la distinció entre un agent i un distribuïdor s'ha de fer deliberadament i no pas per accident. Els contractes de consum comporten les seves pròpies normes obligatòries, inclòs un dret de desistiment de catorze dies per a la venda a distància i una norma de conformitat legal que no es pot reduir. L'arrendament comercial de locals comercials o de restauració és un altre règim amb normes protectores, en gran part obligatòries.

Els termes i condicions generals són on els documents importats fallen més sovint. Segons el Llibre 6 BW, l'usuari ha de donar a l'altra part una oportunitat raonable per prendre nota dels termes, en principi proporcionant-los abans o en el moment de la conclusió del contracte; els termes que no s'hagin proporcionat correctament poden ser anul·lats, cosa que comporta el límit de responsabilitat. I quan ambdues parts fan referència als seus propis termes, preval la primera referència tret que l'altra part la rebutgi expressament, de manera que l'ordre de l'intercanvi determina quines condicions regeixen el contracte. La nostra visió general dels tipus d'acord comercial segons la legislació neerlandesa estableix quin règim s'aplica a cada formulari.

Llengua, llei aplicable i tribunal competent

No hi ha cap norma que exigeixi que els contractes comercials siguin en neerlandès. Les parts tenen llibertat per contractar en anglès, i la majoria d'acords internacionals als Països Baixos també ho són. S'apliquen dos límits pràctics. La informació laboral que es deu a un empleat s'ha de proporcionar d'una manera que l'empleat pugui entendre, i els documents que van a un tribunal neerlandès normalment necessitaran una traducció perquè els procediments es duen a terme en neerlandès.

L'excepció és el Tribunal Comercial dels Països Baixos. Amsterdam, que des del 2019 escolta les disputes comercials internacionals en anglès, sobre la base d'una elecció expressa de les parts, amb una estructura de tarifes separada. Si aquest tribunal, un tribunal neerlandès ordinari o arbitratge és el fòrum adequat és una decisió que s'ha de prendre en el moment de la redacció, no quan sorgeix la controvèrsia. Sense una elecció, la llei aplicable segueix el Reglament Roma I i la jurisdicció el Reglament Brussel·les I bis, i el resultat sovint no és el fòrum que cap de les parts hauria triat.

Propietat intel·lectual: registre per al Benelux, no per als Països Baixos

No hi ha cap marca comercial nacional neerlandesa. Les marques comercials i els drets de disseny que cobreixen els Països Baixos es registren o bé a l'Oficina del Benelux de la Propietat Intel·lectual, que atorga protecció a Bèlgica, els Països Baixos i Luxemburg conjuntament, o bé com a marca comercial de la UE o disseny comunitari registrat a l'Oficina de la Propietat Intel·lectual de la UE. Un registre es pot revocar si la marca no s'ha utilitzat realment en un termini de cinc anys, per la qual cosa la presentació d'una sol·licitud de manera àmplia i l'ús restringit comporta el seu propi risc.

Les patents les concedeix a nivell nacional l'Octrooicentrum Nederland o l'Oficina Europea de Patents, i des del juny de 2023 una patent europea amb efecte unitari es pot fer valer centralment davant del Tribunal Unificat de Patents, que té una divisió local a La Haia. Els drets d'autor sorgeixen sense registre, però la propietat no: l'obra encarregada a un professional o agència autònom neerlandès roman amb el fabricant tret que es transfereixi mitjançant una escriptura signada, perquè la norma legal que atorga els drets d'autor a l'empresari només s'aplica als empleats. Els secrets comercials estan protegits per la Wet bescherming bedrijfsgeheimen, on la informació es manté realment en secret i s'apliquen mesures de protecció raonables. La nostra guia sobre la llei de propietat intel·lectual als Països Baixos explica els registres i els seus termes.

Protecció de dades, normes sectorials i màrqueting

El Reglament general de protecció de dades s'aplica a qualsevol operació neerlandesa, i l'Autoriteit Persoonsgegevens la supervisa. Una empresa establerta fora de la UE que ofereix béns o serveis a persones als Països Baixos o supervisa el seu comportament ha de designar un representant dins de la Unió. Tota empresa necessita una base legal per a cada operació de tractament, un registre de les activitats de tractament i un acord de tractament escrit amb cada proveïdor que processi dades en nom seu. Una violació de dades personals s'ha de notificar a l'autoritat supervisora en un termini de setanta-dues hores, tret que sigui poc probable que presenti un risc.

La regulació del sector és fàcil de passar per alt des de l'estranger. Els aliments i els productes de consum estan subjectes a la NVWA, els serveis financers a l'AFM i al De Nederlandsche Bank, i la competència i l'aplicació de la llei sobre els consumidors a l'ACM. Les organitzacions dels sectors designats per la Cyberbeveiligingswet, en vigor des del 15 d'agost de 2026 com a implementació neerlandesa de la Directiva NIS2, han de registrar-se al Centre Nacional de Ciberseguretat, prendre mesures de gestió de riscos i informar d'un incident significatiu en un termini de vint-i-quatre hores, amb un informe més complet en un termini de setanta-dues hores. El màrqueting de cara al consumidor té les seves pròpies normes sobre pràctiques comercials deslleials i divulgació, inclosa la publicitat a través de creadors, que exposem al nostre article sobre els inconvenients legals del màrqueting d'influencers als Països Baixos . La nostra visió general dels requisits de compliment mostra com se superposen aquests règims.

Preguntes freqüents

Necessito una entitat jurídica neerlandesa per fer negocis als Països Baixos?
No. Una empresa estrangera pot operar aquí a través d'una sucursal registrada. La diferència és la responsabilitat: amb una sucursal, la mateixa entitat estrangera és responsable de tot el que es fa als Països Baixos, mentre que una BV limita la responsabilitat a l'empresa neerlandesa.
Quina és la manera més ràpida de començar les operacions?
Una sucursal és més ràpida perquè no cal cap escriptura notarial. La constitució d'una societat mercantil implica un notari holandès, les comprovacions d'identificació i antiblanqueig del qual, juntament amb l'obertura d'un compte bancari, solen determinar el calendari en lloc de l'escriptura en si.
Quins són els principals riscos laborals per a un empresari estranger?
Pagament continuat dels salaris i reintegració durant un màxim de 104 setmanes de baixa, el fet que l'acomiadament requereixi l'acord de l'empleat o el permís de la UWV o del kantonrechter per un motiu legal, i la possible aplicació d'un conveni col·lectiu de treball universalment vinculant.
Com puc protegir la meva marca als Països Baixos?
No hi ha cap marca nacional neerlandesa. Registreu-vos a l'Oficina Benelux de Propietat Intel·lectual per a la protecció del Benelux o presenteu una marca de la UE. Els dissenys segueixen el mateix camí; les patents passen per l'Octrooicentrum Nederland o l'Oficina Europea de Patents.
Puc utilitzar els contractes del meu país d'origen aquí?
Només després de la revisió. La legislació neerlandesa conté normes obligatòries per a l'ocupació, l'agència comercial, els contractes de consum i certs arrendaments, i té els seus propis requisits per a la incorporació vàlida de termes i condicions generals.
Els contractes han de ser en neerlandès?
No. Els contractes comercials poden ser en anglès. Els procediments judicials es duen a terme en neerlandès, amb l'excepció del Tribunal Comercial dels Països Baixos, que escolta les disputes comercials internacionals en anglès quan les parts ho han acordat.
Hi ha normes específiques del sector que hauria de consultar?
Gairebé amb tota seguretat. Els aliments i els productes de consum entren dins de la NVWA, els serveis financers dins de l'AFM i el De Nederlandsche Bank, i les obligacions de ciberseguretat en virtut de la Cyberbeveiligingswet s'apliquen als sectors designats des del 15 d'agost de 2026.
Què s'ha d'organitzar abans que comenci a treballar el primer empleat?
Registre com a empresari, un contracte escrit que compleixi els requisits neerlandesos, una comprovació de qualsevol conveni col·lectiu aplicable, assistència sanitària laboral per a casos de malaltia i un pla de pensions quan el sector ho obligui.

Com Law and More pot ajudar a

Law and More Assessora empreses estrangeres en l'establiment i la gestió d'un negoci als Països Baixos: elecció entre una sucursal i una societat mercantil (BV), constitució i governança, documentació laboral holandesa i expedients d'acomiadament, contractes i condicions generals, propietat intel·lectual i compliment normatiu, i litigis davant els tribunals holandesos. Treballem en neerlandès i en anglès. Si voleu que la vostra estructura neerlandesa o els vostres contractes siguin revisats, poseu-vos en contacte amb nosaltres.