Contractes laborals per a treballadors internacionals: la guia completa per a empreses tecnològiques

La teva empresa tecnològica porta treballadors internacionals als Països Baixos? Un contracte laboral ben redactat és crucial. En aquesta guia, cobrim tots els aspectes legals que has de tenir en compte.

introducció

L'ecosistema Brainport a Eindhoven està atraient cada cop més talent internacional. Desenvolupadors de programari de l'Índia, científics de dades del Brasil, gestors de projectes dels Estats Units: tots ells estan trobant el seu camí cap al centre tecnològic dels Països Baixos. Per a les empreses, això significa accés a un conjunt global de talents, però també una confrontació amb problemes legals amb què potser no s'havien trobat abans.

Quan la Maria, una desenvolupadora brasilera, va rebre una oferta de contracte d'una startup tecnològica a Eindhoven L'any passat, tot semblava senzill. L'empresa emergent va utilitzar el seu contracte laboral neerlandès estàndard, el va traduir a l'anglès i va pensar que estaria bé. Només quan la Maria va estar de baixa per problemes d'esquena després de sis mesos, l'empresa va descobrir que havien de continuar pagant el 70% del seu salari durant dos anys, una cosa que es gestiona de manera molt diferent al Brasil. L'empresa emergent no s'havia adonat que l'ocupació neerlandesa llei era obligatori.

Això no és una excepció. Moltes empreses pensen que un contracte laboral per a un treballador internacional és només una traducció del seu model neerlandès. Res més lluny de la realitat. Sorgeixen preguntes legals, fiscals i pràctiques complexes que mai es pensen amb un empleat purament neerlandès: quina llei s'aplica realment? El contracte ha de ser en anglès? Com ​​s'organitzen els costos de trasllat als Països Baixos? I què passa si no funciona? Qui paga el vol de tornada?

En aquesta guia, us explicarem tots els aspectes legals dels contractes laborals per a treballadors internacionals. No només tractarem les normes legals insípides, sinó també els obstacles pràctics que troben les empreses.

1. Quina llei s'aplica: la llei neerlandesa o la llei del país d'origen?

La pregunta que ho determina tot

Imagineu-vos: contracteu un desenvolupador de programari polonès que treballarà al vostre lloc Eindhoven oficina. Al contracte, hi escriviu: «Aquest acord laboral es regeix per la legislació polonesa». Problema resolt, oi? L'empleat és polonès, per tant, s'aplica la legislació polonesa.

Malauradament, no és tan senzill. Perquè, què passa si aquest empleat polonès es posa malalt després d'un any i has de continuar pagant-li el salari durant dos anys segons la legislació neerlandesa? O què passa si el vols acomiadar, però descobreixes que primer necessites permís de l'agència neerlandesa d'assegurances per a empleats (UWV)? Pot passar això, tot i que hagis triat la legislació polonesa?

La qüestió de quina llei s'aplica és potser la qüestió més crucial en qualsevol contracte laboral internacional. La resposta ho determina tot: quants dies de vacances rep l'empleat, com s'ha d'acomiadar algú, quin és el salari mínim i fins i tot quant de temps s'ha de continuar pagant el salari durant la malaltia.

La regla principal: podeu triar-la vosaltres mateixos

El punt de partida del dret europeu és sorprenentment liberal: en principi, tant vostè com el treballador podeu determinar vosaltres mateixos quina llei s'aplica al contracte laboral. Això s'anomena "elecció de llei aplicable" i està regulat al Reglament Roma I, un reglament europeu que s'aplica a tots els països de la UE.

A la pràctica, aquesta elecció de llei aplicable normalment s'estableix simplement en el contracte, en algun lloc de les clàusules finals:

«Aquest contracte laboral es regeix per la legislació neerlandesa.»

Prou simple. Però aquí ve la trampa.

Protecció dels empleats: la llei obligatòria té prioritat

El legislador europeu ha dit: d'acord, podeu triar vosaltres mateixos, però no permetrem que un empresari perjudiqui l'empleat triant intel·ligentment una altra llei. Per tant, s'aplica una regla important: l'empleat no ha d'estar mai pitjor a causa de l'elecció de la llei.

Això significa que, a més de la llei escollida (per exemple, la llei polonesa), sempre es poden aplicar les disposicions obligatòries d'un altre sistema legal, és a dir, l'anomenada "llei objectivament aplicable". I aquestes disposicions obligatòries sempre s'apliquen si són més favorables per a l'empleat.

Què són les disposicions obligatòries? Pensa en:

• El salari mínim
• El nombre mínim de dies de vacances
• Protecció contra l'acomiadament
• Pagament continu del salari durant la malaltia
• El període màxim de prova

Aquestes són normes de les quals no et pots desviar simplement, fins i tot si tries una altra llei.

La llei objectivament aplicable: on treballa realment l'empleat?

La llei objectivament aplicable és la llei que s'hauria aplicat si no haguéssiu triat la llei. Això es determina a partir d'una sèrie de passos:

Pas 1: On treballa habitualment l'empleat/da?

La primera pregunta és: on realitza físicament la seva feina l'empleat? Per a un empleat que treballa a temps complet a la vostra oficina a Eindhoven, la resposta és senzilla: els Països Baixos. Aleshores, la llei neerlandesa és la llei objectivament aplicable, independentment d'on tingui la seu l'empresari o d'on provingui l'empleat.

Un matís important: el «lloc de treball habitual» no canvia perquè algú treballi temporalment en un altre lloc. Si el vostre empleat neerlandès està en un projecte a Alemanya durant dos mesos, el seu lloc de treball habitual continua sent els Països Baixos. Només quan algú comença a treballar en un altre lloc de manera estructural això canvia.

Pas 2: Si això no està clar, on té la seu l'empresa?

Alguns empleats no treballen en un lloc fix. Penseu en algú que viatja o que treballa en part als Països Baixos, en part a Alemanya i en part de forma remota. Si no està clar on treballa algú habitualment, s'aplica la llei del país on té la seu l'empresari.

Pas 3: Connexió manifestament més estreta

Com a últim recurs: si totes les circumstàncies indiquen que el contracte laboral està realment molt més estretament vinculat a un país completament diferent, aleshores es pot aplicar la llei d'aquest país. Aquesta és l'excepció de l'excepció i rarament es produeix a la pràctica.

Un exemple pràctic: el desenvolupador romanès

Fem-ho concret. Una empresa tecnològica a Eindhoven contracta l'Andrei, un desenvolupador de programari de Romania. L'Andrei arriba als Països Baixos, viu a Eindhoven, i treballa a jornada completa a l'oficina. El contracte estableix: «S'aplica la legislació neerlandesa».

Quina és la llei aplicable aquí?

Elecció de llei: Dret neerlandès (esmentat al contracte)
Lloc de treball habitual: Països Baixos (Andrei treballa a Eindhoven)
Llei objectivament aplicable: Dret neerlandès

En aquest cas, no hi ha cap problema. L'elecció de la llei (llei neerlandesa) correspon a la llei objectivament aplicable (també la llei neerlandesa). Tot està clar: s'aplica plenament la llei neerlandesa.

Quan s'apliquen dos sistemes legals simultàniament?

Ara es torna més interessant. Suposem que haguessis escrit al contracte d'Andrei: "S'aplica la llei romanesa". I què?

Aleshores, teniu una situació en què dos sistemes legals s'apliquen simultàniament :

La llei romanesa s'aplica com a punt de partida per a tot allò que no és obligatori (penseu en: quant de temps de preavís acordem, quin sistema de bonificacions, quins beneficis secundaris).

Però la llei neerlandesa continua aplicant-se a totes les disposicions obligatòries que són més favorables a l'Andrei. I siguem sincers: la llei laboral neerlandesa sovint és molt més favorable als empleats que la llei romanesa.

Així doncs, a la pràctica, això vol dir que has de comparar:

• Protecció per acomiadament neerlandesa versus protecció per acomiadament romanesa: s'aplica la més forta
• Salari mínim neerlandès versus salari mínim romanès: s'aplica el més alt
• Dies de vacances neerlandesos (mínim 20 quan es treballa a temps complet) en comparació amb romanesos (mínim 20), en aquest cas iguals
• Pagament continu del salari holandès durant la malaltia (2 anys al 70%) versus regulació romanesa: s'aplica la més favorable.

El resultat és una barreja de dos sistemes legals, que és legalment complexa i pràcticament difícil de gestionar.

Per què triaries alguna cosa que no sigui la llei neerlandesa?

Bona pregunta. Si l'empleat treballa als Països Baixos de totes maneres, gairebé sempre és més prudent triar la llei neerlandesa en el contracte. Això evita confusions i discussions.

No obstant això, hi ha situacions en què una altra llei pot ser rellevant:

• Per als empleats que veritablement treballar a distància des del seu país d'origen
• Per al personal itinerant que treballa en diversos països
• Per a una destinació a un altre país durant un període determinat

Però fins i tot en aquest cas: consulteu sempre amb un advocat especialitzat. Perquè hi ha moltes possibilitats que la llei neerlandesa imperativa encara s'apliqui a certs aspectes.

Les normes obligatòries més importants del dret neerlandès

Si s'aplica la legislació neerlandesa (totalment o parcialment), com a mínim s'apliquen aquestes normes obligatòries que no es poden evitar:

Cal pagar el salari mínim ; el 2025 són 2,160.80 € bruts al mes per a una persona de 21 anys o més que treballi a jornada completa. No es pot dir: "Sí, però a Polònia el salari mínim és molt més baix".

Dies de vacances : mínim quatre vegades el nombre de dies laborables per setmana. Per a una feina a temps complet, això són 20 dies a l'any. Tampoc hi ha escapatòria.

Protecció contra l'acomiadament : no pots acomiadar algú simplement. Has d'anar a la UWV per obtenir un permís d'acomiadament, o al jutjat per obtenir una ordre de dissolució, o pots signar un acord d'acomiadament. Una simple carta d'acomiadament com és habitual en alguns països no funciona.

Continuació del pagament del salari durant la malaltia : aquesta és la gran sorpresa per a molts empresaris estrangers. Als Països Baixos, cal continuar pagant almenys el 70% del salari durant dos anys si un empleat està malalt. A la majoria dels altres països, aquest període és molt més curt (Alemanya, per exemple, sis setmanes).

El pagament de transició : després de dos anys de feina, heu de pagar un pagament de transició en cas d'acomiadament. Això equival aproximadament a un terç del salari mensual per any de servei.

El període de prova : màxim dos mesos per a un contracte superior a dos anys. No es pot dir: "Farem un període de prova de sis mesos".

Consell pràctic: només cal que trieu la llei holandesa

Per als treballadors internacionals que vénen a treballar als Països Baixos, el consell és senzill: trieu explícitament la llei neerlandesa en el contracte. Això és clar per a ambdues parts i evita sorpreses.

No té sentit intentar eludir la llei imperativa neerlandesa triant una altra llei. Pots intentar-ho, però si arriba una disputa, un tribunal neerlandès simplement aplicarà les disposicions imperatives neerlandeses. I llavors només has creat incertesa.

Un avís sobre el treball remot: si l'empleat treballa estructuralment des del seu país d'origen (és a dir, no temporalment, sinó permanentment), la llei d'aquest país d'origen pot convertir-se en la llei objectivament aplicable. Això té conseqüències no només per al dret laboral, sinó també per a la seguretat social, els impostos i fins i tot per a la qüestió de si establiu un establiment permanent en aquest país. Amb el treball remot des de l'estranger: parleu-ne sempre primer amb un advocat especialitzat.

2. Heu de redactar un contracte laboral en anglès?

La confusió de Tomasz

Tomasz, un gerent de contractació polonès, va rebre una oferta de contracte d'un Eindhoven startup l'any passat. El contracte era completament en neerlandès. Tot i que Tomasz parlava una mica de neerlandès, el llenguatge jurídic era realment una altra cosa. Va signar el contracte perquè, bé, realment volia començar.

Tres mesos més tard, l'empresa emergent va descobrir que Tomasz pensava que tenia dret a 30 dies de vacances (com és habitual a Polònia), mentre que el contracte holandès estipulava 25 dies (20 legals + 5 extralegals). Tomasz simplement no havia entès bé aquest passatge. La discussió que va seguir va ser desagradable per a ambdues parts.

Aquesta història il·lustra un punt important: no importa el que hi ha en un contracte si una de les parts no ho entén.

Què diu realment la llei?

La resposta és sorprenentment senzilla: res en absolut . Als Països Baixos no hi ha cap obligació legal de redactar un contracte laboral en un idioma específic. Sou completament lliures de triar:

• Un contracte completament en neerlandès
• Un contracte completament en anglès
• Una versió bilingüe (neerlandès i anglès)
• O fins i tot un contracte a Klingon, si volguessis

Però el fet que alguna cosa estigui legalment permesa no vol dir que sigui sàvia.

La realitat pràctica: la comprensió és essencial

Quan es formalitza un contracte laboral, és important un principi fonamental: ambdues parts han d'entendre què estan acordant. Això no és un requisit legal tècnic, sinó simplement lògic. Si més tard es produeix una disputa i resulta que l'empleat no va entendre els termes perquè estaven redactats en un idioma que no dominava, això pot tenir conseqüències desagradables.

Un jutge podria dictaminar, per exemple, que certes clàusules no són legalment vàlides perquè l'empleat no podia entendre realment el que estava signant. O l'empleat podria argumentar amb èxit que la seva interpretació del contracte és correcta, perquè no dominava prou bé el neerlandès per entendre'n la intenció.

Per tant, el consell és clar: si contracteu un treballador internacional que no parla neerlandès o que gairebé no el parla, redacteu el contracte en una llengua que l'empleat sí que entengui. En el sector tecnològic, normalment és l'anglès.

Els avantatges d'un contracte en anglès

En el món tecnològic internacional, l'anglès és la llengua de treball. La majoria dels comentaris de codi són en anglès, les reunions sovint són en anglès i la documentació és en anglès. Un contracte laboral en anglès encaixa perfectament amb això.

La comprensió per part de l'empleat és, per descomptat, l'avantatge més important. Si la Maria del Brasil, el Raj de l'Índia i el Chen de la Xina treballen a la vostra empresa, un contracte en anglès és comprensible per a tots tres.

L'estàndard internacional tampoc no és insignificant. En el sector tecnològic, certs termes com ara "opcions sobre accions", "calendari d'adquisició de drets" o "política de treball remot" són anglès estàndard. Aquests conceptes pràcticament mai es tradueixen, ni tan sols en contractes neerlandesos. Un contracte en anglès evita construccions incòmodes on cal inventar traduccions neerlandeses per a conceptes que tothom coneix en anglès.

La uniformitat és pràctica: si teniu quinze empleats internacionals, podeu treballar amb una plantilla de contracte en anglès en comptes de quinze traduccions diferents.

Els desavantatges (i n'hi ha alguns)

Però l'anglès no és el Sant Greal. També hi ha desavantatges.

Si s'aplica un conveni col·lectiu de treball (CAO) , es redacta en neerlandès. Els CAO no es tradueixen de manera estàndard. Això pot provocar diferències d'interpretació: què vol dir exactament el CAO quan diu "functioneringsgesprek" (revisió del rendiment) i com es tradueix això a l'anglès sense perdre matisos?

En els litigis també es torna complex. Suposem que es tracta d'una demanda davant d'un tribunal neerlandès. Aquest tribunal aplicarà la legislació neerlandesa. El tribunal llegeix el vostre contracte anglès i l'ha d'interpretar d'acord amb els conceptes i principis legals neerlandesos. De vegades, aquests no encaixen perfectament. Per exemple, què voleu dir amb "acomiadament per causa" en anglès? Es tracta d'un acomiadament imminent o d'una altra cosa?

I després hi ha els costos pràctics : si més tard heu de redactar documents legals (una carta d'acomiadament, una carta d'advertència, un acord de rescissió), també els redactareu en anglès? O ho feu en neerlandès i afegiu-hi una traducció? Cada pas implica una fase de traducció, i traduir no només és un cost addicional, sinó també una font de possibles errors de comunicació.

La solució: una versió bilingüe

Per tant, molts empresaris opten per un punt intermedi pragmàtic: un contracte bilingüe . Es redacta el contracte en neerlandès i anglès, i es signen ambdues versions.

Però llavors sorgeix una pregunta: què passa si aquestes dues versions no diuen exactament el mateix? Les traduccions rarament són perfectes, i les traduccions jurídiques certament no ho són. Per tant, afegiu una clàusula:

«Aquest contracte laboral s'ha redactat en neerlandès i anglès. En cas de discrepància entre el text neerlandès i l'anglès, prevaldrà el text neerlandès.»

En altres paraules: l'holandès és el líder. Això et dóna seguretat jurídica, mentre que l'empleat té una versió en anglès que pot entendre.

L'excepció: instruccions de seguretat

Hi ha un àmbit on realment tens l'obligació de traducció, i és amb les instruccions de seguretat.

L'article 7:658 del Codi Civil neerlandès imposa un ampli deure de diligència a l'empresari. Heu de garantir un lloc de treball segur, i això també significa que totes les instruccions han de ser comprensibles per a tots els empleats.

Si teniu un empleat de magatzem polonès que no parla neerlandès i li doneu instruccions de seguretat en neerlandès per al funcionament de la carretilla elevadora, això és un problema. Si posteriorment es produeix un accident, sou responsable com a empresari. No podeu dir: "Sí, però les instruccions hi eren, les hauria d'haver llegit".

Amb activitats perilloses, operació de maquinària, treball amb substàncies químiques (en resum, tot allò on la seguretat juga un paper important), cal assegurar-se que les instruccions estiguin en un idioma que l'empleat domini.

Què funciona a la pràctica?

Per a la majoria d'empreses tecnològiques de Eindhoven Per contractar treballadors internacionals, el següent funciona millor:

Opció 1: Contracte bilingüe (neerlandès + anglès) amb clàusula de prevalença
Aquesta és l'opció més segura. Tens seguretat jurídica perquè l'holandès és el principal, però l'empleat pot llegir i entendre el contracte en anglès.

Opció 2: Contracte en anglès, sempre que sigui aplicable la legislació neerlandesa
Això també pot funcionar, i és una mica més senzill d'executar. Assegureu-vos que el contracte estigui redactat professionalment i que els termes legals en anglès siguin correctes.

Opció 3: Contracte exclusivament en neerlandès per a un empleat que no parla neerlandès
Això és arriscat i no es recomana. Porta a incertesa i possibles disputes. Si decidiu fer-ho de totes maneres, com a mínim assegureu-vos d'explicar oralment les disposicions més importants i de fer-ne un resum en anglès.

Un últim consell pràctic

Si trieu un contracte en anglès o bilingüe, assegureu-vos que estigui redactat o, com a mínim, revisat per un professional. Google Translate no és suficient per a textos legals. Els matisos de l'anglès legal són subtils i una traducció incorrecta pot tenir conseqüències importants.

Per exemple: traduir «ontslag» com a «acomiadament» sona lògic, però en alguns contextos «terminació» és més correcte. Traduir «vaststellingsovereenkomst» com a «acord de liquidació» és similar, però un anglès probablement pensaria en un «acord de terminació mútua» o «terminació per consentiment mutu». Aquest tipus de subtileses marquen la diferència entre un bon contracte i un de dolent.

3. Quines clàusules són essencials per als treballadors internacionals?

Més que un contracte estàndard

Quan TechHub Eindhoven van contractar el seu primer migrant altament qualificat l'any passat, un especialista en IA de Singapur, i van utilitzar el seu contracte laboral estàndard. El van traduir a l'anglès, van ajustar el salari i van pensar: fet.

Tres mesos més tard, va resultar que l'especialista encara vivia en un hotel perquè el procediment IND va trigar més del previst. El permís de migrant altament qualificat hi era, però l'especialista no sabia que encara havia de sol·licitar per separat un BSN (número de servei ciutadà) abans de poder obtenir un contracte de lloguer. TechHub no havia disposat res sobre això al contracte; simplement van assumir que tot funcionaria.

Quan l'especialista finalment va aconseguir allotjament, va arribar la següent sorpresa: la seva família no hi podia anar perquè calia un "permís de parella" separat. Això tampoc figurava enlloc al contracte. L'especialista es va sentir decebut i TechHub es va adonar que havien estat massa ingenus.

Això no és una excepció. Un contracte laboral per a treballadors internacionals simplement necessita clàusules específiques que no es troben en un contracte neerlandès estàndard. No es tracta només de xifres diferents (salari més alt, dies de vacances diferents), sinó de qüestions fonamentalment diferents: immigració, permisos de residència, trasllat, repatriació.

Els conceptes bàsics: què hi ha d'haver de totes maneres

Per descomptat, cada contracte laboral té certs elements estàndard. Fins i tot per als treballadors internacionals necessiteu:

Una descripció clara del lloc de treball , no només el títol del lloc de treball, sinó també el que farà realment l'empleat. Això és important per a l'IND (per a migrants altament qualificats, el lloc de treball ha de coincidir amb l'educació).

La data d'inici i la durada del contracte. Amb els treballadors internacionals, és més habitual concloure un contracte temporal (per exemple, per a un projecte específic), però també pot ser un contracte indefinit.

El salari i la freqüència amb què es paga. Nota: amb els treballadors internacionals amb la norma del 30%, cal parar-hi més atenció (vegeu més endavant).

L' horari laboral i quan es fa la feina. Amb treballadors internacionals de països amb cultures laborals diferents (penseu en Silicon Valley, on les setmanes laborals de 60 hores són normals), és bo ser explícit sobre les normes holandeses.

El nombre de dies de vacances . Als Països Baixos, el mínim és de 20 dies per a jornada completa. Molts treballadors internacionals provenen de països amb menys dies de vacances i es sorprenen gratament. Però alguns (sobretot d'Europa) estan acostumats a 25 o 30 dies.

El període de prova , si en voleu un. Màxim de dos mesos per a un contracte superior a dos anys.

Un pla de pensions , perquè els treballadors internacionals també han de constituir una pensió als Països Baixos (a menys que estiguin subjectes a una declaració A1, però això és una altra història).

Confidencialitat i qui és el propietari de la propietat intel·lectual creada durant l'ocupació. Això és crucial en el sector tecnològic.

El període de preavís i com funciona exactament.

Quina llei és aplicable (gairebé sempre: la llei neerlandesa) i quin tribunal té jurisdicció.

Fins aquí res de nou. Però ara vénen les clàusules específiques per als treballadors internacionals.

[El contingut continua amb les seccions de clàusules específiques. Voleu que continuï amb la resta del document?]

4. Com organitzeu els costos i les assignacions de trasllat?

La factura que ningú esperava

David, un emprenedor americà d'una startup, va adquirir una empresa tecnològica holandesa l'any passat. Una de les primeres coses que va fer va ser portar el director financer de San Francisco a Eindhoven«No et preocupis pels costos», va dir en David, «nosaltres ens encarregarem de tot».

I ho van fer. La mudança, l'hotel, els mobles, les despeses escolars dels fills, un curs d'idiomes per a la dona, un assessor fiscal per entendre el sistema neerlandès... tot estava pagat. Va costar 45,000 €, però en David va pensar que valia la pena.

Fins que va arribar l'Administració Tributària neerlandesa. Va resultar que uns 30,000 € d'aquests 45,000 € eren simplement salari imposable. El director financer no ho havia tingut en compte, perquè pensava que eren "despeses de trasllat" com als EUA. Ara l'empresa havia de fer una correcció i continuar pagant l'impost sobre salaris. Més les sancions. La factura total va ascendir a gairebé 60,000 €.

Aquesta història il·lustra la importància de pensar acuradament sobre els costos de trasllat. No es tracta només de "ser generós i reemborsar-ho tot". Cal saber exactament què està permès fiscalment, què no ho està i com ho documenteu.

Quins són realment els costos de trasllat?

Els costos de trasllat són tots els costos relacionats amb el trasllat d'un empleat als Països Baixos. Però què s'inclou exactament en això? És més ampli del que es podria pensar.

En primer lloc, hi ha els costos directament relacionats amb el trasllat en siEls bitllets d'avió per a l'empleat i la seva família. L'empresa de mudances que transporta els articles domèstics de Mumbai a EindhovenL'hotel o Airbnb durant les primeres setmanes abans que hi hagi allotjament permanent. La fiança que s'ha de pagar per la propietat de lloguer (als Països Baixos sovint dos o tres mesos de lloguer). I potser objectes nous: un llit que no ha pogut arribar, una nevera que no funciona amb voltatge holandès.

Després hi ha les despeses administratives que potser no penseu immediatament. La sol·licitud de visat i el permís de residència poden costar centenars d'euros. Els diplomes s'han de legalitzar i traduir abans de ser reconeguts als Països Baixos. El registre al municipi és gratuït, però la conversió d'un permís de conduir estranger costa diners.

I finalment, hi ha els anomenats costos d'aterratge suau . L'empleat i la seva parella volen aprendre neerlandès: qui paga el curs d'idiomes? L'empleat no entén el sistema fiscal neerlandès: qui paga l'assessor fiscal? Els fills van a una escola internacional perquè encara no parlen neerlandès: qui paga aquesta quota escolar de 15,000 € anuals?

Si sumes tots aquests costos, arribes ràpidament a entre 10,000 i 40,000 € per a una família que ve de fora d'Europa.

La realitat fiscal: no tot està lliure d'impostos

I aquí ve la sorpresa per a molts empresaris: lluny de tots els costos de trasllat estan exempts d'impostos. L'Administració Tributària té normes molt específiques sobre què es pot i què no es pot reemborsar exempt d'impostos.

Què pot estar exempt d'impostos?

La mudança en si, és a dir, l'empresa de mudances que transporta els objectes de la llar, pot ser reemborsada lliure d'impostos. Però només els costos reals i no un marge addicional considerable.

L'habitatge temporal durant els primers mesos també pot estar exempt d'impostos, però realment temporal: màxim tres mesos. I ha de ser raonable. Una suite d'hotel de 300 € per nit durant tres mesos? Hisenda no ho acceptarà. Un apartament decent de 1,500 € al mes? Està bé.

La fiança del lloguer també està exempta d'impostos, sempre que sigui un màxim de tres mesos de lloguer (que afortunadament també és la norma neerlandesa).

Els bitllets d'avió per a una visita de coneixement abans que l'empleat arribi definitivament també poden estar lliures d'impostos. Venir als Països Baixos una vegada per veure on viuràs i treballaràs és raonable.

Què és el salari subjecte a impostos?

I llavors arribem a les sorpreses. Els mobles i la decoració de la casa? Imposables. Aquell llit nou, aquell sofà nou, la rentadora: tot això és salari imposable per a l'empleat.

El curs d'idiomes per al soci? Imposable. Perquè el soci (encara) no treballa per a la vostra empresa, per tant, el seu curs d'idiomes no està relacionat amb els negocis.

Matrícules escolars per a l'escola internacional? Imposables. Fins i tot si els nens hi han d'anar temporalment perquè encara no parlen neerlandès.

L'assessor fiscal que ajuda l'empleat amb la seva declaració d'impostos? Subjecte a impostos.

Canviar el carnet de conduir? Subjecte a impostos.

I aquella compensació que volies donar perquè la parella va renunciar a la feina per marxar? També està subjecta a impostos.

Sovint són els elements més importants, i això significa que una part important del vostre "generós paquet de trasllat" és en realitat només un salari subjecte a impostos.

La sentència del 30% ho canvia tot

No obstant això, hi ha una excepció que ho canvia tot: la norma del 30%. Si l'empleat compleix els requisits per a aquest règim (i molts migrants altament qualificats també ho compleixen), aleshores obtindrà carta blanca fiscal per a les despeses de trasllat.

La norma del 30% significa que el 30% del salari brut pot estar exempt d'impostos. Això pretén ser un reemborsament fix per a tots els "costos extraterritorials", és a dir, tots els costos addicionals que algú té per viure als Països Baixos mentre el seu país d'origen és en un altre lloc.

Amb la norma del 30%, simplement podeu reemborsar totes les despeses de trasllat, i entren dins d'aquesta part exempta d'impostos. No cal especificar per categoria de costos si està subjecta a impostos o exempta d'impostos. Tot està permès.

Això ho simplifica administrativament molt. Però tingueu en compte: la norma del 30% només s'aplica als empleats amb "escassa experiència específica", que han viscut a més de 150 quilòmetres fora de la frontera neerlandesa en els darrers dos anys i que guanyen com a mínim un cert salari (el 2025 això són 46,107 € anuals, o 35,048 € per a graduats de màster recents menors de 30 anys).

Com ho documenteu això en el contracte?

Ara ve la pregunta: com ho organitzeu això en el contracte laboral? Hi ha diverses opcions, i la que trieu depèn de la vostra situació.

Opció 1: Especificar per categoria de cost (recomanat sense la regla del 30%)

"The employer will reimburse the following relocation costs upon submission 
of invoices and receipts:

a) Plane tickets for employee and family members: maximum € [X]
b) Moving costs household goods transport: maximum € [X]
c) Temporary housing (max. 3 months): maximum € [X] per month
d) Rental deposit: maximum 3 months' rent
e) Visa and residence permit costs: actual costs
f) Dutch language course for employee: maximum € [X]

Reimbursements under a) through f) are tax-free insofar as the Tax 
Administration permits this. Any additional costs or other costs can be 
reimbursed as taxable salary."

Opció 2: Amb un criteri del 30%

"The employee qualifies for the 30% ruling. The gross salary is € [X] per 
month, of which 30% (€ [Y]) is designated as a tax-free reimbursement for 
extraterritorial costs.

From this tax-free reimbursement, the employee can pay all relocation costs. 
The employer will additionally reimburse the costs of the plane ticket upon 
arrival and the move up to a maximum of € [Z]."

Clàusula de reemborsament: crucial!

Problema: Què passa si l'empleat torna a marxar després de 6 mesos? Aleshores has pagat 15,000 € en despeses de trasllat per res.

Solució: Incloure una clàusula de reemborsament.

Exemple:

"If the employment ends within 2 years after commencement (through 
resignation by or on behalf of the employee, or through dismissal for 
cause by the employer), then the employee is obliged to repay the relocation 
costs pro rata according to the following schedule:

- If termination within 1 year: repay 100%
- If termination between 1-2 years: repay 50%
- If termination after 2 years: no repayment

This repayment obligation does not apply to dismissal by the employer 
(except dismissal for cause) or dissolution by the court at the request 
of the employee due to culpable conduct by the employer."

Nota:

• Una clàusula de reemborsament només és vàlida si és raonable
• El reemborsament complet després de 3 anys probablement no és raonable
• El reemborsament no ha de comportar ingressos inferiors al salari mínim

5. Podeu aplicar un període de preavís més curt per als expatriats?

Aquesta pregunta sorgeix regularment: "Estem contractant un treballador de l'estranger per a un projecte d'1 any. Podem acordar un període de preavís més curt?"

La resposta curta: depèn de quina llei s'apliqui.

Període de preavís neerlandès

Si s'aplica la legislació neerlandesa (i normalment ho fa si l'empleat treballa als Països Baixos), aleshores s'apliquen les normes neerlandeses:

Període de preavís legal per a l'empleat:

• 1 mesos, independentment de la durada de l'ocupació

Període de preavís legal per a l'empresari:

• 1 mes per a treballs < 5 anys
• 2 mesos durant 5-10 anys
• 3 mesos durant 10-15 anys
• 4 mesos durant > 15 anys

Regla important:
El període de preavís per a l'empresari pot no ser més curt que això per a l'empleat. Per tant, no podeu acceptar que l'empleat tingui un període de preavís de 3 mesos mentre que vosaltres només en teniu 1 mes.

Es pot desviar del període legal?

Per a l'empleat/da:
Sí, podeu acordar un període de preavís més llarg (per exemple, 2 o 3 mesos). Això passa amb càrrecs directius.

Per a l'empresari:
Sí, podeu acordar un període de preavís més curt (per exemple, 0 mesos), però només si:

• El període de preavís de l'empresari és com a mínim igual al del treballador
• Això no és excessivament onerós per a l'empleat

Període de prova

Una alternativa a un període de preavís curt és un període de prova:

Normes legals:

• Sense període de prova per contracte < 6 mesos
• Màxim 1 mes període de prova del contracte de 6 mesos a 2 anys
• Màxim 2 mesos període de prova per a contracte > 2 anys o indefinit

Durant el període de prova:

• Sense període de preavís
• Rescissió amb efecte immediat
• S'aplica a ambdues parts (empresari i treballador)

Específic per a treballadors internacionals

Per als treballadors internacionals, hi ha consideracions addicionals:

Permís de residència: Si finalitza el contracte laboral, l'empleat sovint només té un temps limitat per trobar una nova feina o marxar dels Països Baixos. Per tant, un període de preavís curt pot tenir conseqüències importants. Considereu la possibilitat de permetre un període de preavís lleugerament més llarg (per exemple, 2 mesos en lloc d'1 mes).

Repatriació: En cas d'acomiadament, és possible que hàgiu de reemborsar les despeses de repatriació.

Pagament de transició: El pagament de transició també s'aplica als treballadors internacionals després de 2 anys de feina.

6. Com s'organitza la repatriació en cas de finalització de la relació laboral?

La repatriació és el retorn de l'empleat al seu país d'origen després de la finalització de la relació laboral. Això planteja preguntes importants: qui paga? Què es reemborsa? I com es documenta això?

Cap obligació legal als Països Baixos

A diferència d'alguns països (per exemple, alguns estats del Golf), als Països Baixos no hi ha cap obligació legal que l'empresari reemborsi les despeses de repatriació.

Això vol dir:
Si no s'esmenta res en el contracte, no cal que pagueu res. L'empleat és responsable del seu propi retorn al seu país d'origen.

Però a la pràctica:
Molts empresaris reemborsen (parcialment) les despeses de repatriació, especialment si:

• Les despeses de trasllat també es van reemborsar a l'inici
• El treballador va ser contractat específicament a l'estranger
• Això és habitual en la indústria

Què entra dins dels costos de repatriació?

Les despeses de repatriació poden ser:

Directament relacionat amb el retorn:

• Bitllets d'avió per a empleats i familiars
• Trasllat de béns domèstics al país d'origen
• Emmagatzematge d'articles domèstics (si l'empleat no té allotjament immediatament)

Finalització dels assumptes locals:

• Penalització per rescissió anticipada del contracte de lloguer
• Costos de donar-se de baixa del municipi
• Costos de cancel·lació de l'assegurança mèdica

Aspectes fiscals

Exempt d'impostos o no?
Els costos de repatriació són salari normalment imposable, tret que:

• Formen part de la norma del 30% (llavors estan exempts d'impostos)
• L'empresari està obligat en virtut del contracte laboral

Inclòs en el contracte laboral

És prudent acordar la repatriació en el contracte laboral. Això evita discussions posteriors.

Opció 1: Reemborsament complet

"Upon termination of employment, regardless of the reason, the employer 
reimburses the following repatriation costs:

a) Return flight for employee and family members to [country/city]
b) Moving costs transport household goods to [country/city]
c) Storage household goods for maximum 3 months

Reimbursement occurs upon submission of invoices up to a maximum of 
€ [amount]. This reimbursement only applies if the employee leaves the 
Netherlands within 3 months after termination of employment."

Opció 2: Segons la durada de l'ocupació

"The employer reimburses repatriation costs according to the following 
schedule:

- Employment < 1 year: no reimbursement
- Employment 1-2 years: return flight for employee
- Employment 2-3 years: return flight for employee and family
- Employment > 3 years: return flight + moving costs (max. € [amount])

This reimbursement only applies to termination by the employer (not being 
dismissal for cause) or by mutual consent."

Simetria amb els costos de trasllat

És lògic organitzar la repatriació simètricament amb la reubicació:

Trasllat a l'inici: 10,000 € reemborsats
Repatriació al final: També reemborseu (aproximadament) 10,000 €?

Conclusió: És complex, però això no ha de fer por

Si després de llegir aquest article penses que "això és força complicat", tens raó. Redactar un contracte laboral per a un treballador internacional no és qüestió d'agafar una plantilla estàndard i ajustar alguns detalls. Sorgeixen qüestions legals, fiscals i pràctiques que mai penses amb un empleat purament neerlandès.

Però no us desanimeu. Milers d'empreses holandeses, des de petites startups fins a grans corporacions, contracten amb èxit treballadors internacionals. Es tracta d'estar ben preparat i aportar l'experiència adequada on calgui.

Recordant la imatge general

Repassem els punts més importants:

Primer: la llei aplicable. Si l'empleat ve a treballar als Països Baixos, simplement trieu la llei neerlandesa al contracte. No intenteu ser astuts triant una altra llei per eludir les normes protectores neerlandeses; això no funcionarà de totes maneres i només creareu incertesa.

Segon: l'idioma. Un contracte bilingüe (neerlandès i anglès) sol ser la millor solució. L'empleat entén el que signa i tens seguretat jurídica. Si això és massa feixuc, un contracte exclusivament en anglès també pot funcionar, però assegura't que estigui redactat professionalment.

Tercer: les clàusules específiques. Preneu-vos el temps per pensar en la immigració (l'empleat necessita un permís?), la norma del 30% (compleix els requisits?), les despeses de trasllat (què reemborseu i com ho gestioneu fiscalment?) i la repatriació (què passa si no funciona?).

Quart: els aspectes fiscals. Aquí és on sovint falla la cosa. No tots els reemborsaments estan exempts d'impostos. Si l'empleat compleix els requisits per a la norma del 30%, es torna molt més senzill. Si no, cal esbrinar per categoria de cost què està permès fiscalment.

Cinquè: el període de preavís. No pots estipular un període de preavís més curt per a tu mateix que per a l'empleat. I considera que un treballador internacional necessita més temps per organitzar els seus assumptes en cas d'acomiadament (cancel·lar un habitatge de lloguer, treure els fills de l'escola, possiblement tornar-hi).

Sisè: repatriació. No esteu obligats a reemborsar les despeses de retorn, però sovint és just, sobretot si també heu reemborsat les despeses de trasllat. Documenteu-ho clarament al contracte per evitar discussions posteriors.

Un pla pas a pas per a la pràctica

Si voleu contractar un treballador internacional demà, seguiu aquests passos:

Pas 1: Comprovar l'estatus d'immigració
És un ciutadà de la UE? Aleshores és relativament senzill. Són de fora de la UE? Aleshores probablement necessiteu un procediment d'immigració altament qualificat i heu de ser o convertir-vos en un patrocinador reconegut.

Pas 2: Determineu el salari brut i comproveu la regla del 30%
L'empleat té dret a la norma del 30%? Si és així, calcula com divideixes el salari (70% imposable, 30% exempt d'impostos). Si no, tingues en compte que els reemborsaments són en gran part imposables.

Pas 3: Feu una visió general dels costos de trasllat
Què reemborsaràs? Fes una llista i comprova per article si està lliure d'impostos o no. Suma-ho tot i comprova si s'ajusta al teu pressupost.

Pas 4: Redactar el contracte
Preferiblement, feu servir una versió bilingüe. Assegureu-vos que s'incloguin totes les clàusules específiques: elecció de llei, idioma, lloc de treball, immigració, norma del 30%, trasllat, repatriació, període de preavís.

Pas 5: Incloure una clàusula de reemborsament
Si invertiu significativament en costos de trasllat, organitzeu que l'empleat els reemborsi (parcialment) si torna a marxar d'aquí a, per exemple, dos anys.

Pas 6: Reviseu el contracte
En cas de dubte, o si hi ha grans quantitats implicades, feu que un advocat especialitzat en dret laboral internacional revisi el contracte. Això pot costar entre 500 i 1,000 €, però evita problemes potencialment molt més costosos.

Quan realment necessites ajuda legal?

Hi ha situacions en què és prudent demanar ajuda professional:

• Si l'empleat no funcionarà als Països Baixos però continuaran treballant de manera remota des del seu país d'origen. Aleshores, la situació esdevé molt complexa pel que fa a la legislació aplicable, la seguretat social i els impostos.
• Si ofereixes un bonificacions elevades, opcions sobre accions o altres estructures de compensació complexesEl tractament fiscal d'aquests en combinació amb la norma del 30% és una feina d'especialista.
• If hi ha diversos països implicatsPer exemple: un empleat viu a Bèlgica, treballa en part als Països Baixos i en part a Alemanya per a una empresa amb seu a Luxemburg. Aleshores, necessiteu un especialista.
• Amb acomiadament d'un treballador internacionalEspecialment si es tracta d'un migrant altament qualificat, hi ha complicacions addicionals (caducitat del permís de residència, repatriació, pagament de transició, etc.).
• Si l'Administració Tributària o l'IND fa preguntes sobre el vostre acord. No intenteu resoldre-ho vosaltres mateixos: porteu immediatament un especialista.

Val la pena la inversió

Contractar treballadors internacionals comporta una complexitat addicional, això és evident. Però també obre les portes a un conjunt de talents molt més gran. En un mercat laboral ajustat, especialment en el sector tecnològic, aquesta sovint és la diferència entre trobar o no trobar les persones adequades.

A més: un cop ho hagis entès correctament, podràs utilitzar la mateixa estructura per al següent treballador internacional. Aconseguiràs experiència. El teu departament de recursos humans aprèn com funciona l'IND, com s'aplica la norma del 30% i quins reemborsaments de reubicació són fiscalment possibles. Es fa més fàcil.

I després hi ha un altre avantatge: els treballadors internacionals aporten diversitat. Diferents perspectives, diferents maneres de treballar, diferents idees. Per a una empresa tecnològica innovadora, això val or.

En tancament

Contractar treballadors internacionals no ha de ser aterridor. Requereix preparació, cura i, de vegades, experiència externa. Però si et prens el temps per organitzar-ho correctament, no només evites problemes legals i fiscals, sinó que també crees una bona base per a una col·laboració reeixida.

Perquè, en definitiva, d'això es tracta: que un professional amb talent de l'Índia, el Brasil o qualsevol altre lloc vingui als Països Baixos amb una bona sensació, se senti benvingut i pugui rendir de manera òptima a la vostra empresa. Un bon contracte laboral és el primer pas per aconseguir-ho.

Necessita ajuda?

Redactar un contracte laboral legalment correcte per a treballadors internacionals requereix coneixements especialitzats. Un error pot comportar:

• Problemes fiscals amb l'Administració Tributària
• Costos imprevistos (reemborsament, repatriació)
• Disputes legals sobre la legislació aplicable
• Problemes amb l'IND i els permisos de residència

Law & More especialitzada en relacions laborals internacionals per a empreses tecnològiques del Eindhoven regió. T'ajudem amb:

✓ Redacció de contractes laborals per a treballadors internacionals
✓ Assessorament sobre el 30% de la taxa de risc i optimització fiscal
✓ Procediments per a migrants altament qualificats i sol·licituds d'IND
✓ Procediments d'acomiadament i repatriació
✓ Disputes amb treballadors internacionals

Contacti amb nosaltres:

Law & More Advocats
Marconilaan 13
5612 HM Eindhoven
Els Països Baixos
E: [protegit per correu electrònic]
T: + 31 40 369 06 80

Parlem neerlandès, anglès, alemany, turc i rus.

Darrera actualització: desembre de 2025

Preguntes freqüents