La Llei sobre la presentació electrònica en els registres comercials: com es mou el govern amb els temps
introducció
Ajudar a clients internacionals que tenen un negoci als Països Baixos forma part de la meva pràctica diària. Al cap i a la fi, els Països Baixos són un gran país per fer negocis, però aprendre l'idioma o acostumar-se a les pràctiques empresarials holandeses pot ser de vegades complicat per a les empreses estrangeres. Per tant, sovint s'agraeix un cop de mà. L'abast de la meva assistència va des d'ajudar en tasques complexes fins a ajudar en la comunicació amb les autoritats holandeses.
Recentment, vaig rebre una pregunta d'un client per explicar què s'indicava exactament en una carta de la Cambra de Comerç holandesa. Aquesta carta senzilla, encara que important i informativa, tractava d'una novetat en la presentació d'estats financers, que en breu només serà possible telemàticament. La carta era el resultat del desig del govern d'avançar amb els temps, d'aprofitar els avantatges de l'intercanvi electrònic de dades i d'introduir una forma estandarditzada de gestionar aquest procés recurrent anual.
És per això que els estats financers s'han de dipositar electrònicament a partir de l'exercici 2016 o 2017, tal com s'incorpora a la Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (la Llei de presentació electrònica en els registres mercantils), que es va introduir juntament amb el Besluit elektronische. deposició de registres de màsters (Resolució sobre la presentació electrònica en els registres mercantils); aquest últim proporciona normes addicionals detallades. Tot plegat, però què implica exactament aquesta Llei i Resolució?
Llavors i ara
Prèviament, els estats financers es podien dipositar a la Cambra de Comerç tant electrònicament com en paper. El Codi Civil holandès encara coneix en gran part disposicions basades en el dipòsit en paper. Actualment, aquest mètode es pot considerar obsolet i em va sorprendre una mica que aquest desenvolupament no s'hagi produït abans. No és difícil imaginar que la presentació d'estats financers en paper tingui molts inconvenients en comparació amb la presentació electrònica d'aquests documents des d'una perspectiva de cost i temps. T
una reflexió de les despeses en paper i els costos i temps necessaris per posar els estats anuals en paper i presentar-los –també en paper– a la Cambra de Comerç, que després ha de tramitar aquests escrits, sense esmentar ni el temps i les despeses que es deriven. en deixar un comptable redactar o verificar aquests estats financers (no estandarditzats).
Per tant, el govern va proposar fer ús de "SBR" (abreviatura de: Standard Business Report), que és un mètode electrònic estandarditzat per crear i enviar informació i documents financers, basat en un catàleg de dades (la taxonomia holandesa). Aquest catàleg conté definicions de dades, que es poden utilitzar per crear els estats financers.
Un altre avantatge del mètode SBR és que no només es simplificarà l'intercanvi de dades entre la corporació i la Cambra de Comerç, sinó que, com a conseqüència de l'estandardització, també es facilitarà l'intercanvi de dades amb tercers. Les petites corporacions ja poden presentar els estats anuals electrònicament mitjançant l'ús del mètode SBR des de l'any 2007. Per a les mitjanes i grans empreses aquesta possibilitat s'ha introduït el 2015.
Aleshores, quan i per a qui?
El govern va deixar clar que la resposta a aquesta pregunta és un cas típic de "la mida importa". Les petites empreses estaran obligades a presentar els estats financers electrònicament a través de SBR a partir de l'exercici 2016. Com a alternativa, les petites empreses que (elaboren i) presenten els mateixos comptes, tenen la possibilitat de dipositar els extractes a través d'un servei gratuït en línia –el servei “zelf deponeren jaarrekening”-, que està en funcionament des de l'any 2014.
L'avantatge d'aquest servei és que no caldrà comprar programari "compatible amb SBR". Les empreses mitjanes hauran de presentar els estats financers a través de SBR a partir de l'exercici 2017. També per a aquestes empreses s'introduirà un servei temporal alternatiu en línia (“opstellen jaarrekening”). Mitjançant aquest servei, les empreses mitjanes poden redactar elles mateixes els estats financers en format XBRL. Posteriorment, aquestes declaracions es poden presentar a través d'un portal en línia ("Digipoort"). Això vol dir que la corporació no necessàriament haurà de comprar programari "compatible amb SBR" immediatament.
Aquest servei serà temporal i s'embargarà al cap de cinc anys, comptats a partir del 2017. Encara no hi ha cap obligació per a les grans empreses i les estructures de grups mitjans de presentar els estats financers a través de SBR. Això es deu al fet que aquestes empreses han de fer front a un conjunt de requisits molt complexos. L'expectativa és que aquestes empreses tinguin l'oportunitat d'escollir entre presentar-se mitjançant SBR o presentar-se mitjançant un format europeu específic a partir del 2019.
Sense regles sense excepcions
Una regla no seria una regla si no hi hagués excepcions a fer. Dos, per ser exactes. Les noves normes relatives a la presentació d'estats financers no són aplicables a les persones jurídiques i empreses amb domicili social fora dels Països Baixos, que, sobre la base de la Handelsregisterbesluit 2008 (Resolució del Registre Mercantil de 2008), tinguin l'obligació de presentar els documents financers. a la Cambra de Comerç, en la mesura i en la forma en què aquests documents s'hagin de divulgar al país del domicili social.
La segona excepció es fa per als emissors tal com es defineix a l'article 1:1 de la Wft (Llei de supervisió financera) i les filials d'un emissor, en cas que es tractin d'emissors mateixos. Un emissor és qualsevol persona que vulgui emetre valors o tingui intenció d'emetre valors.
Altres punts d’atenció
Tot i això, això no és tot. Les mateixes persones jurídiques han de tenir en compte alguns aspectes addicionals importants. Un d'aquests aspectes és el fet que la persona jurídica seguirà sent responsable de la presentació d'estats financers que siguin d'acord amb la llei . Entre altres coses, això significa que els estats financers han de ser capaços de crear una visió tal que es pugui avaluar suficientment la situació financera de la persona jurídica.
Per tant, aconsello a totes les empreses que comprovin acuradament les dades dels estats financers abans de presentar-los en tot moment. Finalment, però no menys important, presteu atenció al fet que negar-se a presentar les declaracions en la forma prescrita, constituirà un delicte sobre la base de la Wet op de Economische Delicten (Llei d'infracció econòmica). De manera més convenient, s'ha confirmat que els estats financers elaborats mitjançant el mètode SBR, poden ser utilitzats per la junta d'accionistes per establir aquests estats. Aquests comptes també poden ser objecte d'auditoria per part d'un comptable d'acord amb l'article 2:393 del Codi civil holandès.
Conclusió
Amb la introducció de la Llei de presentació electrònica en els registres comercials i la resolució associada, el govern ha demostrat una bona progressió. Com a resultat, serà obligatori que les petites i mitjanes empreses dipositin els estats financers de forma electrònica a partir dels anys 2016 i 2017 respectivament, tret que la companyia no entri en l’àmbit d’alguna de les excepcions. Els avantatges són nombrosos. Tot i així, aconsello a totes les empreses que mantinguin l’enginy ja que la responsabilitat final encara recau en les empreses obligades a arxivar-se i com a director de l’empresa, segur que no voldríeu deixar-ho en compte amb les conseqüències.
Contacte
Si teniu més preguntes o comentaris després de llegir aquest article, no dubteu a posar-vos en contacte amb el Sr. Ruby van Kersbergen, advocada de Law & More per [protegit per correu electrònic] o el Sr. Tom Meevis, advocat de Law & More per [protegit per correu electrònic] o truqueu-nos al +31 (0)40-3690680.
