Els consells legals més útils per als emprenedors dels Països Baixos es redueixen a cinc decisions inicials: la vostra forma jurídica i la responsabilitat personal que l'acompanya, els registres i registres que heu de mantenir, els vostres contractes i condicions generals, la protecció de la vostra marca i dades, i la base sobre la qual contracteu les persones que treballen per a vosaltres. La principal excepció a la idea que una empresa us protegeix és la responsabilitat del director: un director encara pot ser considerat personalment responsable en situacions definides.
Cadascun d'aquests temes es regeix per normes neerlandeses específiques. A més, cadascun és molt més car de solucionar després que s'hagi iniciat una disputa que abans. A continuació, resumim les obligacions que realment s'apliquen a una empresa establerta als Països Baixos, amb les disposicions legals que les fonamenten. Aquest article està escrit per a fundadors, professionals autònoms i empreses estrangeres que estableixen una operació neerlandesa.
Quina forma jurídica hauries de triar i què significa això per a la teva responsabilitat personal?
Trieu una entitat jurídica si voleu mantenir els deutes comercials separats dels vostres actius privats. Un empresari individual i una societat col·lectiva no ofereixen aquesta separació; una societat limitada sí, dins d'uns límits.
Un empresari individual (eenmanszaak) i una societat col·lectiva (vennootschap onder firma, vof) no tenen personalitat jurídica pròpia. Com a empresari, ets responsable amb tots els teus béns privats. En una vof, cada soci és responsable solidari dels deutes de la societat.
Una societat limitada (besloten vennootschap, BV) és una persona jurídica. Es constitueix mitjançant escriptura notarial i, en principi, té els seus propis deutes. Des de la reforma Flex-BV no hi ha un requisit de capital mínim. Per tant, la vostra elecció està determinada pel risc i per com es finançarà el negoci, no pels diners que necessiteu per iniciar.
Quan pot ser considerat personalment responsable un director d'una BV?
La separació de béns que proporciona una societat mercantil no és absoluta. Un director té el deute amb l'empresa amb el compliment adequat de les seves funcions segons l'article 2:9 BW (Codi Civil neerlandès).
Un director també pot ser considerat personalment responsable envers els creditors en virtut de l'article 6:162 BW. Això s'aplica, per exemple, quan el director va assumir obligacions en nom de l'empresa sabent que l'empresa no podria complir-les. En cas de fallida, l'article 2:248 BW fa que un director sigui responsable del dèficit si el consell d'administració ha exercit manifestament les seves funcions de manera inadequada i aquesta ha estat una causa important de la fallida. El nostre article sobre la responsabilitat dels directors als Països Baixos explica quan es supera aquest llindar.
Què passa si signes contractes abans que existeixi la BV?
Aleshores esteu obligats personalment. Aquesta responsabilitat personal dura fins que l'empresa, un cop constituïda, ratifica l'acte.
Per tant, el moment és important. Entre la signatura de contractes en nom d'una constitució de la BV i la constitució real, hi ha un període en què la persona que actua assumeix el risc. Aquest és el tema de la nostra guia sobre la constitució de la BV . La seqüència pràctica, des de la idea fins a una empresa en funcionament, s'exposa al nostre article sobre els passos legals que no us podeu saltar quan inicieu un negoci.
Quins registres i inscripcions exigeix la llei?
Tota empresa ha d'estar registrada al registre mercantil i mantenir els registres adequats. Les persones jurídiques també han de registrar els seus beneficiaris finals.
Totes les empreses dels Països Baixos han d'estar inscrites al registre mercantil (Handelsregister) que porta la Cambra de Comerç (Kamer van Koophandel, KvK). També s'han de presentar els canvis d'adreça, directors i signants autoritzats. Les persones jurídiques a més han de registrar els seus beneficiaris finals al registre UBO.
Aquest registre encara existeix i el registre continua sent obligatori. Tanmateix, l'accés públic general es va tancar després de la sentència del Tribunal de Justícia de la Unió Europea del novembre de 2022. La consulta ara està limitada a les autoritats i a les parts amb un interès legítim.
Per què la comptabilitat és un deure legal en lloc d'una opció comptable?
Perquè la llei ho exigeix, i perquè no fer-ho pot fer que un director sigui personalment responsable. L'article 2:10 BW obliga el consell d'administració d'una persona jurídica a mantenir registres a partir dels quals es puguin conèixer els drets i les obligacions de l'empresa en qualsevol moment.
Aquests registres s'han de conservar durant set anys. El mateix deure recau sobre les persones físiques que exerceixen una activitat empresarial en virtut de l'article 3:15i BW. Una BV també ha de presentar els seus comptes anuals al Handelsregister dins del termini legal.
No fer-ho no és una formalitat. En una fallida, l'incompliment de mantenir els registres adequats o de presentar els comptes a temps crea una presumpció legal de mala gestió i de causalitat. A la pràctica, aquesta és una via important cap a la responsabilitat personal d'un director neerlandès.
Es pot tancar una empresa sense actius ràpidament?
Sí, mitjançant una turboliquidació (turboliquidatie). El criteri és que l'empresa no tingui actius en el moment de la dissolució; encara pot tenir deutes.
Segons les normes sobre la transparència de les liquidacions de turbocompres, el consell d'administració ha de presentar els estats financers i una explicació de la dissolució al Registre de Comerç. Els creditors poden inspeccionar aquests documents. Per tant, una liquidació de turbocompres no és una manera de deixar els creditors a les fosques.
Els vostres acords han de ser per escrit i com feu que s'apliquin les vostres condicions generals?
La majoria dels acords són vàlids sense estar per escrit, però un registre escrit és el que permet provar-los. Les condicions generals només et protegeixen si les lliures correctament.
El dret contractual neerlandès és informal. Un acord es constitueix per oferta i acceptació segons l'article 6:217 BW. Tret d'algunes excepcions, com ara la venda d'un habitatge a un consumidor o la transferència dels drets d'autor, no cal que sigui per escrit.
Aquesta llibertat no és una raó per operar només amb confirmacions per correu electrònic. La part que es basa en allò acordat és la que ho ha de demostrar.
Com evites perdre els termes i condicions generals?
Doneu a l'altra part una oportunitat raonable per prendre'n nota, en principi lliurant-les-hi abans o quan es conclogui el contracte. La legislació neerlandesa fa que sigui fàcil perdre les condicions generals si us salteu aquest pas.
Segons el Llibre 6 BW, una referència a un lloc web només és suficient en situacions definides. Els termes que no s'han proporcionat correctament poden ser anul·lats i la vostra clàusula de limitació de responsabilitat desapareix amb ells.
Quan ambdues parts es refereixen a les seves pròpies condicions, preval la primera referència, tret que l'altra part la rebutgi expressament. Per tant, l'ordre de l'intercanvi decideix quina lletra petita regeix l'acord. La nostra explicació dels termes i condicions generals i la nostra visió general dels tipus d'acord comercial estableixen les normes amb més detall.
Quines clàusules mereixen una atenció especial?
Dues clàusules compensen el temps dedicat a elles: la clàusula de responsabilitat i la clàusula sobre la llei aplicable i la jurisdicció.
Una clàusula de responsabilitat amb un límit relacionat amb el valor del contracte, combinada amb una exclusió de pèrdues indirectes, té moltes més possibilitats als tribunals que una exclusió general. Un jutge pot deixar de banda una exclusió general com a inacceptable.
Una clàusula que anomena la legislació neerlandesa i un tribunal neerlandès evita que una disputa amb una contrapart estrangera s'hagi de dur a terme a l'estranger. Sense aquesta clàusula, les normes europees sobre la legislació aplicable i la jurisdicció poden apuntar per defecte a un altre país.
Com t'assegures que et paguen a temps?
Acordeu unes condicions de pagament clares, factureu amb una data de venciment i actueu ràpidament quan un client es retardi. El retard en el pagament és un problema legal abans que un problema de flux de caixa.
Entre empreses, el termini de pagament legal és de trenta dies després de la recepció de la factura, llevat que s'acordi un termini més llarg. Un termini de pagament acordat entre empreses no pot, en principi, superar els seixanta dies. Una gran empresa no pot imposar un termini de pagament de més de trenta dies a un proveïdor petit o mitjà. Un termini més llarg és nul i l'interès comercial legal corre a partir del dia trenta-u.
L'interès comercial legal segons l'article 6:119a BW és considerablement més alt que l'interès legal ordinari. S'acumula automàticament, sense recordatori.
Quines mesures prens quan un client no paga?
Segueix una seqüència fixa. Aquesta seqüència decideix què pots reclamar més tard.
- Enviar una factura amb una data de venciment clara.
- Enviar un recordatori escrit que inclogui el deutor en mora.
- Reclamar els interessos legals i les costes de cobrament.
- Només llavors pots iniciar una reclamació als tribunals. Quan el deute és indiscutible i l'empresa no pot pagar-lo, es pot utilitzar una sol·licitud de fallida com a pressió.
La reserva de la propietat, acordada en les vostres condicions generals i comunicada abans del lliurament, continua sent la garantia més barata que pot tenir un proveïdor.
Com protegeixes la teva marca, les teves creacions i el teu saber fer?
Registra la teva marca comercial, assegura els drets d'autor de la feina que encarreguis i mantén la confidencialitat dels teus coneixements tècnics. Un nom comercial per si sol no és suficient per a un negoci en creixement.
Un nom comercial només està protegit per l'ús i només a la regió on s'utilitza. Un registre de marca a l'Oficina de Propietat Intel·lectual del Benelux (BOIP), o una marca de la UE, atorga un dret exclusiu sobre els productes i serveis registrats.
Aquest registre es pot revocar si la marca no s'utilitza de manera genuïna en un termini de cinc anys des del registre. Per tant, registrar-ho tot tampoc és una estratègia. Els drets d'autor sorgeixen automàticament en programari, textos, fotografies i dissenys, sense registre.
De qui és propietari el treball fet pels professionals autònoms?
El professional autònom, tret que els drets es transfereixin a vostè mitjançant una escriptura signada. Aquesta és la regla que enganya molts emprenedors.
L'article 7 de la Llei de drets d'autor (Auteurswet) atorga a l'empresari els drets d'autor de les obres creades pels empleats en l'exercici de les seves funcions. No s'aplica a professionals autònoms, agències o contractistes. El treball encarregat a un desenvolupador o dissenyador autònom roman amb aquesta persona tret que es transfereixin els drets.
Els coneixements tècnics que es mantenen deliberadament en secret i es protegeixen mitjançant mesures raonables es qualifiquen com a secret comercial segons la Llei de protecció dels secrets comercials (Wet bescherming bedrijfsgeheimen). Això us dóna dret a accions contra l'adquisició o l'ús il·legal. Les clàusules de confidencialitat i els controls d'accés són el que crea aquesta protecció. Pel que fa a les patents, recordeu que qualsevol divulgació pública abans de la presentació destrueix la novetat. La nostra guia sobre la llei de propietat intel·lectual als Països Baixos cobreix els registres i els seus termes.
Què cal fer amb les dades personals i la ciberseguretat?
Si processeu dades personals, us serà aplicable el RGPD. Les organitzacions dels sectors designats també han de complir la Llei de ciberseguretat neerlandesa.
Qualsevol empresa que processi dades personals està subjecta al Reglament general de protecció de dades (RGPD). Als Països Baixos, està supervisada per l'Autoritat de protecció de dades neerlandesa (Autoriteit Persoonsgegevens). Gairebé totes les empreses tenen tres obligacions:
- Necessiteu una base legal per a cada operació de processament i heu de poder declarar-la. El consentiment és només una de les sis bases, i per a les relacions laborals o de proveïdors ordinàries sol ser la incorrecta.
- Heu de mantenir un registre de les activitats de processament.
- Quan una altra part processa dades personals seguint les vostres instruccions, com ara un proveïdor de nòmines, una empresa d'allotjament o un proveïdor de CRM, l'article 28 del RGPD exigeix un acord de processament per escrit.
Quan cal denunciar una violació de dades?
En un termini de setanta-dues hores després de tenir-ne coneixement. Ho informeu a l'Autoritat de Responsabilitat Social, tret que sigui poc probable que l'incompliment suposi un risc per a les persones afectades.
Les galetes i tècniques similars que no són estrictament necessàries requereixen el consentiment previ segons la Llei de telecomunicacions (Telecommunicatiewet). Un bàner que només informa els visitants no compleix aquest estàndard.
La Llei de ciberseguretat s'aplica a la teva empresa?
Potser sí, si opereu en un dels sectors que designa. Des del 15 d'agost de 2026, la Llei de ciberseguretat (Cyberbeveiligingswet), que implementa la Directiva europea NIS2, afegeix una nova capa d'obligacions.
Les entitats dins del seu àmbit d'aplicació s'han de registrar al Centre Nacional de Ciberseguretat (NCSC) i prendre les mesures de gestió de riscos adequades. Han d'informar d'un incident significatiu en un termini de vint-i-quatre hores, seguit d'una notificació més completa en un termini de setanta-dues hores. El primer pas és establir si la vostra empresa està dins de l'àmbit d'aplicació, perquè les obligacions no depenen només de la mida. La nostra visió general dels requisits de compliment per a les empreses mapeja els règims que es poden aplicar alhora.
La persona que treballa per a tu, és un empleat o un treballador per compte propi?
Això depèn de com es fa realment la feina, no de com l'anomena el contracte. La llei neerlandesa examina el contingut de la relació laboral.
Segons l'article 7:610 BW, hi ha un contracte laboral en què una part realitza un treball per a una altra durant un període de temps, és remunerada i treballa en una relació d'autoritat. En la seva sentència Deliveroo del 24 de març de 2023, el Tribunal Suprem (Hoge Raad) va confirmar que totes les circumstàncies considerades conjuntament decideixen la qüestió. Aquestes inclouen com s'organitza el treball, si el treballador es comporta com a empresari i com es fixa la remuneració. Un contracte que digui el contrari no canvia el resultat.
Per què això importa més ara que abans?
Perquè les autoritats fiscals tornen a aplicar la llei. La moratòria d'aplicació de la Llei d'Avaluació de les Relacions Laborals (Desregulació) (Wet DBA) va acabar l'1 de gener de 2025.
Per tant, l'Administració Tributària i Duanera (Belastingdienst) pot tornar a imposar avaluacions addicionals quan una relació es qualifica com a laboral. El legislador també està treballant en altres normes, inclosa una presumpció legal d'ocupació vinculada a una tarifa per hora. Consulteu l'estat actual d'aquestes normes quan contracteu algú.
Quan la relació sigui realment de treball per compte propi, assegureu-vos que l'acord ho reflecteixi en substància: un resultat definit, la llibertat d'enviar un substitut, l'ús del propi equipament i diversos clients. La nostra explicació del fals treball per compte propi estableix els factors de risc.
Què cal tenir en compte quan contracteu empleats?
Un contracte laboral escrit i clàusules que compleixin els límits legals. Els errors en aquest sentit sovint invaliden una clàusula.
- Un escrit contracte de feina indicant el salari, l'horari, la durada i el conveni col·lectiu aplicable.
- Un període de prova que compleix els límits legals. Un període de prova acordat durant massa temps és nul en la seva totalitat.
- Una clàusula de no competència que s'acorda per escrit amb un empleat adult. En un contracte de durada determinada, només és vàlida si estableix els interessos comercials convincents que la justifiquen.
Tingueu en compte també que la indemnització de transició (transitievergoeding) en cas d'acomiadament es deu des del primer dia de feina. Per tant, ja es pot pagar si finalitzeu el contracte durant el període de prova.
Quan val la pena contractar un advocat?
Abans que alguna cosa vagi malament. L'assessorament legal és més valuós en quatre moments:
- quan trieu la vostra estructura i redacteu el pacte entre accionistes;
- quan creeu una plantilla de contracte que fareu servir moltes vegades;
- quan contracteu el vostre primer empleat o el vostre primer professional autònom;
- quan el vostre negoci creua una frontera.
En aquests moments, unes poques hores de treball canvien el perfil de risc de tot el que segueix. Un cop en curs una disputa, un advocat repara una posició en lloc de construir-ne una.
Sol·liciteu un encàrrec escrit que estableixi l'abast, la base dels honoraris i qui fa la feina. Podeu esperar una avaluació del risc en termes clars, incloent-hi el cost i la durada probables de qualsevol procediment. El nostre advocats de negocis assessorar emprenedors holandesos i internacionals exactament sobre aquestes qüestions. A Law and More Treballem en neerlandès i en anglès per a fundadors, empreses establertes i empreses estrangeres amb operacions als neerlandesos.
En resum
- Una BV separa els deutes comercials dels vostres actius privats, però un director encara pot ser personalment responsable segons els articles 2:9, 2:248 i 6:162 BW.
- Registra't al registre KvK i UBO, mantén els registres adequats durant set anys i presenta els teus comptes anuals a temps.
- Lliureu les vostres condicions generals abans o en el moment de la conclusió del contracte i acordeu un límit de responsabilitat raonable i la legislació i jurisdicció neerlandeses.
- Assegura els drets d'autor en treballs per encàrrec mitjançant una escriptura signada, registra la teva marca comercial i protegeix els teus secrets comercials.
- Avalueu cada relació laboral en el seu contingut i comproveu si el RGPD i la Llei de ciberseguretat requereixen alguna acció per part vostra.
Preguntes freqüents
Necessito capital inicial per constituir una BV?
No. Des de la reforma de Flex-BV no hi ha cap requisit de capital mínim. Sí que necessiteu una escriptura de constitució notarial.
El registre de la UBO encara és públic?
No. El registre continua sent obligatori, però des de la sentència del Tribunal de Justícia de la Unió Europea del novembre de 2022 l'accés està limitat a les autoritats i les parts amb un interès legítim.
El treball d'un professional autònom pertany automàticament a la meva empresa?
No. Els drets d'autor romanen amb el professional autònom tret que se us transfereixin mitjançant una escriptura signada.
No esteu segurs de la vostra situació? Expliqueu-nos la vostra situació. Us informarem de les vostres opcions en el termini d'un dia laborable.
Com Law & More us pot ajudar amb això s'explica al nostre advocat corporatiu
