Una empleada demana treballar dos dies a la setmana des d'Anvers o des de casa dels seus pares a Polònia. Això sembla una qüestió d'horaris. No ho és: el treball remot transfronterer implica tres sistemes legals separats alhora, i tres països diferents poden tenir una reclamació cadascun. Aquest article explica com resoldre la qüestió en l'ordre correcte, què resol i què no resol l'Acord Marc de la UE sobre el teletreball transfronterer, i què hauria de tenir un empresari arxivat abans de dir que sí.
Tres preguntes, tres possibles respostes, tres països diferents
L'error més comú és tractar el treball remot transfronterer com una sola qüestió. Són tres, regides per instruments diferents i decidides de manera independent:
- El sistema de seguretat social de quin país cobreix els empleats? Binari, amb en principi exactament una resposta.
- De quin país dret laboral regeix la relació? No binari: una llei escollida es pot aplicar mentre que les normes obligatòries d'un altre país en prevalen parts.
- On es paga impostos l'empleat i l'empresari adquireix una presència imposable? Dues preguntes, i l'exposició de l'empresari és la que s'oblida.
Un empleat que viu a Bèlgica, contractat per una empresa neerlandesa, treballant tres dies des de casa i dos a casa Eindhoven, can end up insured in the Netherlands, protected by Belgian mandatory dret laboral and taxed partly in each. That is the system working as designed.
| Qüestió | Instrument que ho respon | Factor de connexió principal |
|---|---|---|
| Seguretat Social | Reglament 883/2004 i Reglament 987/2009; l'Acord Marc sobre el teletreball transfronterer | Lloc de treball; residència on s'hi realitza una part substancial de la feina |
| Dret laboral | Roma I (Reglament 593/2008); Directiva 96/71/CE sobre el desplaçament de treballadors, tal com s'ha modificat | Llei escollida, fonamentada per les normes imperatives del país on es realitza habitualment el treball |
| Impost (empleat) | El conveni bilateral de doble imposició aplicable | Residència, més presència física i lloc on es realitza la feina |
| Impostos (empresari) | L'article sobre establiment permanent del tractat aplicable; la legislació nacional sobre impostos de societats i nòmines | Si un lloc fix de negocis o un agent dependent sorgeix a l'estranger |
La seguretat social primer
Comenceu aquí: la resposta és la més clara i impulsa la paperassa. Dins de la UE, l'EEE i Suïssa, el Reglament 883/2004 coordina els sistemes nacionals. No harmonitza; assigna.
Un sistema a la vegada
El principi rector de l'art. 11 del Reglament 883/2004 és que una persona està subjecta a la legislació d'un sol Estat membre. La regla per defecte és la lex loci laboris : esteu assegurat on treballeu realment, independentment d'on viviu o d'on estigui establert el vostre empresari. Un empleat que viu a Alemanya però que treballa íntegrament en una oficina neerlandesa està assegurat als Països Baixos.
Treballar en dos o més estats membres
El treball remot trenca el cas simple i l'article 13 del Reglament 883/2004 pren el relleu. Quan un empleat realitza activitats en dos o més estats membres, la prova és si una part substancial del treball es realitza a l'estat de residència. Segons l'article 14 del Reglament 987/2009, aquest llindar és el 25% del temps de treball o de la remuneració, avaluat durant els dotze mesos següents.
- Per sota del 25% a l'estat de residència: l'empleat continua assegurat on l'empresari té la seu social. Per a un empresari neerlandès, la seguretat social neerlandesa continua.
- Al 25% o superior: la competència passa a l'estat de residència, i l'empresari neerlandès s'hi ha de registrar i pagar les cotitzacions segons els tipus d'interès d'aquest país.
Aquest canvi de rumb és tot el problema. Un dia extra de teletreball a la setmana pot treure un empleat de la seguretat social neerlandesa per complet, amb conseqüències per a l'acumulació de la pensió, la cobertura per malaltia i la factura de les cotitzacions. Res d'això és gradual.
L'Acord Marc de la UE sobre el teletreball transfronterer
L'Acord Marc existeix per suavitzar aquest precipici. És un acord multilateral conclòs en virtut de l'art. 16 del Reglament 883/2004, que permet als Estats membres acordar excepcions a les normes d'assignació ordinàries per a determinades persones o categories de persones.
Què fa?
Quan s'aplica, l'acord permet que un empleat que teletreballa habitualment des del seu estat de residència romangui assegurat a l'estat on l'empresari té la seu social, fins i tot si s'ha superat el llindar d'activitat substancial del 25%. La condició de l'acord és que el teletreball transfronterer a l'estat de residència sigui inferior al 50% del temps de treball total . Aquest és l'únic percentatge que estableix el mateix acord. El 25% no és una condició de l'acord, sinó el llindar d'activitat substancial de l'art. 13 del Reglament 883/2004, per sota del qual l'empleat roman assegurat a l'estat de l'empresari sense que s'invoqui cap acord. A la pràctica, per tant, l'acord respon a la franja entre el 25% i el 50%.
Les condicions
- Tots dos estats han de ser signataris. En la data d'escriptura d'aquest document, 23 estats l'han signat: Àustria, Bèlgica, Croàcia, Txèquia, Estònia, Finlàndia, França, Alemanya, Irlanda, Itàlia, Liechtenstein, Lituània, Luxemburg, Malta, els Països Baixos, Noruega, Polònia, Portugal, Eslovàquia, Eslovènia, Espanya, Suècia i Suïssa. La majoria el van aplicar a partir de l'1 de juliol de 2023; Eslovènia a partir de l'1 de setembre de 2023, Itàlia a partir de l'1 de gener de 2024, Lituània a partir de l'1 de maig de 2024, Irlanda a partir de l'1 de juny de 2024 i Estònia a partir de l'1 de febrer de 2026. Dinamarca, Grècia, Hongria, Bulgària, Romania, Xipre, Letònia i Islàndia no són signataris, i el Regne Unit ha indicat que no el signarà.
- No és automàtic. El punt que els empresaris sovint passen per alt: no opera per força de llei sobre els fets. Cal presentar una sol·licitud, amb el consentiment de l'empresari i l'empleat, a la institució competent de l'estat la legislació del qual es sol·licita; en el cas d'un empresari neerlandès, el Sociale Verzekeringsbank. Sense sol·licitud, s'apliquen les normes ordinàries i l'empleat simplement pot estar assegurat a l'estranger.
- Resulta en un certificat A1. El document portàtil que acredita la legislació de quin estat s'aplica: el que sol·licita una inspecció estrangera i l'única prova pràctica que es va fer l'acord.
- Només cobreix el teletreball. Abarca el treball realitzat de manera remota des de l'estat de residència mitjançant la tecnologia de la informació per mantenir-se connectat a l'entorn laboral de l'empresari, no les visites a clients, el treball al lloc, l'activitat de vendes o el desplaçament fins allà. Un empleat que teletreballa un 40% i també visita clients en aquest país queda fora d'aquest àmbit.
- Té un efecte bilateral. Només aborda el cas de dos estats: estat de residència i estat d'ocupació.
L'acord no és estàtic, i tampoc ho és la llista anterior: Estònia només s'hi va unir a partir de l'1 de febrer de 2026. La taula de signataris i el text en vigor els publica el servei federal de seguretat social belga, que manté la llista de signataris dels estats participants, i l'SVB publica la posició neerlandesa. Consulteu tots dos abans de confiar en l'acord per a un nou acord o renovar un A1 que en depengui, en lloc de suposar que el que era cert quan es va establir l'acord encara és cert.
Una sol·licitud feta fora de termini no necessàriament es perd. L'SVB accepta sol·licituds amb efecte retroactiu de fins a tres mesos, sempre que les contribucions s'hagin pagat de manera coherent a l'estat la legislació del qual es sol·licita durant aquest període. Per tant, una llacuna detectada en una revisió de nòmines s'hauria de corregir immediatament, ja que el període per regularitzar-la és curt.
Quan no s'aplica l'Acord Marc
Si algun dels estats no ha signat, si l'empleat treballa des d'un tercer estat, si el treball remot arriba al 50% o si hi ha activitat que no és de teletreball a l'estat de residència, es reprenen les normes ordinàries: superar el 25% a l'estat de residència i l'empleat hi està assegurat, i l'empresari neerlandès ha de registrar-se com a empresari estranger i remetre les contribucions localment. Encara es pot sol·licitar una excepció individual en virtut de l'art. 16 del Reglament 883/2004, però cal que tots dos estats hi estiguin d'acord, és discrecional i lent. Fora de la UE, l'EEE i Suïssa es pot aplicar un tractat bilateral; on els Països Baixos no en tenen, una doble assegurança o una bretxa en la cobertura és realista.
Dret laboral: Roma I i les normes que no es poden rescindir contractualment
La competència en matèria de seguretat social no diu res sobre quina llei laboral s'aplica. Aquest és el territori de la Llei de Roma I, i funciona de manera diferent. Segons l'art. 3 de la Llei de Roma I, les parts poden triar la llei aplicable, i la majoria dels contractes neerlandesos trien la llei neerlandesa. L'art. 8 de la Llei de Roma I limita el que aconsegueix aquesta elecció per a un contracte laboral: no pot privar el treballador de la protecció de les disposicions que no es poden derogar per acord segons la llei que s'hauria aplicat sense una elecció; en primer lloc, la llei del país on, o des del qual, el treballador realitza habitualment la feina. L'art. 8 de la Llei de Roma I també conté una clàusula d'exempció quan el contracte està més estretament vinculat amb un altre país, i l'art. 9 de la Llei de Roma I afegeix disposicions imperatives del fòrum.
Val la pena exposar clarament la conseqüència pràctica. Un empleat que realment realitza la major part de la seva feina des d'un domicili en un altre estat membre pot estar treballant-hi habitualment. La legislació neerlandesa pot seguir sent la legislació escollida mentre s'hi apliquen les proteccions obligatòries d'aquest país, i la protecció contra l'acomiadament molt sovint és obligatòria. Un empresari neerlandès que segueixi la via del UWV o del tribunal de subdistricte de la manera ordinària pot descobrir que no ha complert els requisits de preavís, acomiadament o procedimentals del país on l'empleat té la seva seu real. El salari mínim, la jornada laboral, les vacances pagades, la protecció contra la discriminació i les normes de no competència conviden al mateix tractament. Aquí no hi ha cap llindar comparable a la prova de la seguretat social del 25%: "realitza habitualment" és una avaluació qualitativa d'on es troba el centre de gravetat de la relació.
Quan el treball remot es converteix en publicació
Els empresaris assumeixen que la Directiva sobre el desplaçament de treballadors afecta les brigades de construcció i els transportistes. El seu abast, a l'art. 1 de la Directiva 96/71/CE, és una prestació transnacional de serveis: el desplaçament en virtut d'un contracte amb un destinatari en un altre Estat membre, el desplaçament a un establiment col·lectiu o la contractació a través d'una agència de treball temporal. L'art. 3 imposa un nucli dur de condicions de l'estat d'acollida (temps de treball, vacances pagades, remuneració, salut i seguretat, igualtat de tracte), ampliades per la Directiva 2018/957.
El teletreball pur des del domicili del treballador per compte propi de l'empresari no sol ser un desplaçament: no es presta cap servei a un destinatari a l'altre estat. Però la línia es creua més fàcilment del que els empresaris esperen. Si el treballador remot treballa in situ en un client al seu país de residència, és col·locat en una empresa del grup allà o es posa a disposició d'una altra empresa, s'aplica el règim de desplaçament de l'estat d'acollida, incloses les obligacions d'aplicació de la Directiva 2014/67/UE. Als Països Baixos, aquesta és l'obligació de notificació de la WagwEU, que un empresari estranger ha de complir abans que comenci el treball; altres estats membres gestionen els seus propis portals i els empresaris neerlandesos els han d'utilitzar quan el flux va cap a l'exterior.
Fiscalitat: l'exposició de l'empresari és el primer
Aquesta secció és deliberadament d'alt nivell. Les posicions fiscals es basen en textos de tractats específics i en fets, i res d'això és assessorament fiscal; involucreu-vos amb un assessor fiscal abans d'arribar a qualsevol acord.
Risc d'establiment permanent
El que més importa no és la factura fiscal de l'empleat. Sinó que un lloc de treball a l'estranger pot constituir un establiment permanent de l'empresari en aquest país, segons l'article d'establiment permanent del tractat aplicable. La qüestió és, en termes generals, si l'oficina central està a disposició de l'empresari i s'utilitza amb prou regularitat per al negoci, i per separat si l'empleat habitualment conclou contractes, o juga el paper principal que condueix a la seva conclusió, com a agent dependent. Els càrrecs sènior i comercials comporten un risc materialment més gran. Un establiment permanent comporta la declaració d'impostos de societats, l'atribució de beneficis i sovint la retenció local de la nòmina.
La posició de l'empleat
Els ingressos laborals s'assignen segons l'article sobre ingressos laborals del tractat aplicable. En termes generals, els ingressos són imposables quan el treball es realitza físicament, amb una excepció en què l'empleat només és present a l'altre estat durant un període limitat, el sou prové d'un empresari que no hi resideix i no el suporta un establiment permanent. Les jornades de treball dividides impliquen drets impositius i conseqüències nòmines dividides per a ambdues parts.
Bèlgica i Alemanya
Els Països Baixos tenen tractats bilaterals amb Bèlgica i Alemanya, i els desplaçaments transfronterers són una qüestió política de llarga data en ambdues relacions. Els dies de teletreball són un tema de negociació actual, i la posició del tractat amb Bèlgica ha anat canviant: es va signar un nou tractat el 2023 i la seva entrada en vigor i el primer any d'aplicació estan registrats al Verdragenbank a verdragenbank.overheid.nl, que és l'únic lloc on val la pena comprovar-ho. Establiu quin text del tractat regeix l'any en qüestió i què diu sobre els dies treballats a casa, abans de configurar la nòmina, no a partir de pràctiques anteriors ni d'informació de premsa sobre una signatura.
Condicions de treball i salut i seguretat en un lloc de treball a l'estranger
La llei neerlandesa de salut i seguretat no s'atura a les instal·lacions de l'empresari. Segons la Llei de Treball (Arbeidsomstandighedenwet), l'empresari té obligacions pel lloc de treball que permet a l'empleat utilitzar: l'art. 3 exigeix una política dirigida a les millors condicions de treball possibles i l'art. 5 un inventari i avaluació de riscos, amb un règim separat per al treball independent de la ubicació. A l'estranger, l'empresari no pot inspeccionar fàcilment i pot afrontar un segon règim local. L'enfocament viable és una autoavaluació de l'empleat, un estàndard d'equip documentat, instruccions escrites i una ruta de notificació d'incidents que funciona des de l'estranger. Un accident en un lloc de treball estranger també genera responsabilitat segons l'art. 7:658 del Codi Civil neerlandès, i aquest deure de diligència no és òbviament més restringit perquè l'escriptori es troba en un altre país.
Protecció de dades i equips
El treball remot dins de l'EEE no crea un problema de transferència. Treballar des de fora sí que ho fa: l'accés a dades personals d'un tercer país necessita una base legal de transferència, que normalment s'ignora en els esquemes de "treball des de qualsevol lloc". Sigui quina sigui la ubicació, cal tenir clar qui és el propietari de l'equip, si es poden utilitzar dispositius personals, com es gestiona la informació confidencial en una llar compartida, l'assegurança del maquinari a l'estranger i la seva devolució quan finalitza la feina.
Els documents que cal tenir al seu lloc
- Una política de treball remot. Països permesos, percentatge màxim a l'estranger, requisits d'aprovació, horari laboral i disponibilitat, despeses, equipament, seguretat i dret exprés de retirar o modificar el permís si la situació legal canvia.
- Una addenda al contracte laboral. Individual i específic: el lloc de treball acordat, la divisió acordada, la llei aplicable i el fòrum, i les responsabilitats de declaració d'impostos de l'empleat. Feu-ho limitat en el temps i expressament revocable, de manera que un canvi en la posició de la Seguretat Social o tributària no deixi l'empresari lligat a una estructura que ja no pot sostenir.
- La matrícula i la sol·licitud A1. Quan s'apliqui l'acord, cal una sol·licitud a través de l'SVB amb el consentiment d'ambdues parts i l'A1 arxivat. Quan no s'apliqui, cal el registre estranger i la configuració de la nòmina abans de la data d'inici, no després.
- Un cicle de revisió. Cada llindar mira cap al futur, per la qual cosa cal revisar-lo com a mínim anualment i immediatament en qualsevol canvi de residència, rol, horari de treball o horari.
Llista de comprovació: un empleat sol·licita treballar des de l'estranger
- Quin país és, i és a la UE, l'EEE o Suïssa?
- Quin percentatge del temps total de treball durant els propers dotze mesos?
- És realment teletreball o hi haurà visites de clients o treball a les instal·lacions?
- El percentatge d'estat de residència es manté per sota del 25%, se situa entre el 25% i el 50% o arriba al 50%?
- Ambdós estats són signataris, i s'ha fet una sol·licitud i s'ha obtingut un A1?
- Si no, es gestiona el registre de la Seguretat Social a l'estranger abans de la data d'inici?
- Podria l'empleat estar treballant-hi habitualment als efectes de l'art. 8 Roma I, i què requereix la protecció contra acomiadament d'aquest país?
- El rol (antiguitat, autoritat per signar contractes, treball de cara al client) crea un risc d'establiment permanent?
- Ha confirmat un assessor fiscal la posició de la nòmina en ambdós estats?
- El lloc de treball a casa està avaluat, equipat i assegurat, amb una ruta de notificació d'incidents?
- Hi ha algun processament de fora de l'EEE cobert per un mecanisme de transferència?
- Hi ha una addenda signada i revocable i una data de revisió a l'agenda?
L'Acord Marc s'aplica automàticament un cop el meu empleat teletreballa menys del 50% des de casa a l'estranger?
No, i aquest és el malentès més costós. L'acord només funciona amb la sol·licitud: l'empresari i l'empleat han de sol·licitar conjuntament que s'apliqui la legislació de l'estat de l'empresari i s'ha d'emetre un certificat A1. Fins aleshores, regeixen les normes ordinàries de l'art. 13 del Reglament 883/2004, de manera que un empleat que ha superat el llindar del 25% d'activitat substancial està assegurat al seu país de residència, amb les cotitzacions pagables allà.
Puc simplement triar la llei neerlandesa en el contracte i confiar-hi?
Pots, i l'elecció és vàlida. El que no pot fer, segons l'art. 8 Roma I, és privar l'empleat de la protecció de les normes obligatòries del país on habitualment realitza la feina; aquestes normes s'apliquen juntament amb la llei escollida. La protecció contra l'acomiadament és molt sovint obligatòria, de manera que un empresari neerlandès pot haver de complir els requisits neerlandesos i estrangers per acomiadar legalment.
El meu empleat vol treballar des de Dinamarca. Està cobert això?
No per l'Acord Marc: Dinamarca no n'és signatari, de manera que s'apliquen les normes ordinàries sense flexibilització. Si una part substancial del treball (el 25% o més del temps de treball o de la remuneració) es realitza des de Dinamarca com a estat de residència, la seguretat social danesa esdevé competent i l'empresari neerlandès ha de registrar-s'hi i pagar-hi les cotitzacions. El mateix s'aplica a Grècia, Hongria, Bulgària, Romania, Xipre, Letònia i Islàndia.
Un empleat que treballa des de casa a l'estranger crea realment un establiment permanent?
Pot ser, tot i que no inevitablement. L'anàlisi gira al voltant de si la seu central està efectivament a disposició de l'empresari i s'utilitza regularment per al negoci, i si l'empleat habitualment conclou contractes o juga el paper principal en la seva conclusió. Un rol júnior de back-office presenta un risc limitat; un gerent de país o un venedor que tanca acords des d'una seu central a l'estranger representa un gran problema. Demaneu primer assessorament fiscal específic.
Quina diferència hi ha entre el treball remot i la publicació?
El desplaçament en virtut de l'art. 1 de la Directiva 96/71/CE requereix una prestació de serveis transnacional: treball per a un destinatari a l'altre estat, en un establiment del grup allà o mitjançant la contractació externa. Normalment no es desplaça un empleat que teletreballa des del seu propi domicili per al seu propi empresari. Un cop aquest empleat treballa en un centre client, és col·locat en una empresa del grup o es posa a disposició d'una altra empresa, s'aplica el règim de desplaçament de l'estat d'acollida i les seves obligacions de notificació.
Amb quina freqüència hem de revisar un acord aprovat?
Com a mínim anualment, perquè els llindars de la seguretat social s'avaluen de manera prospectiva durant un període de dotze mesos i immediatament després de qualsevol canvi rellevant: un canvi de residència, un canvi de rol o d'hores contractuals, un canvi en el patró real de dies de treball a casa o una activitat addicional de cara al client a l'altre país. Incorporeu la revisió a l'addenda i feu que el permís sigui expressament revocable perquè la posició es pugui corregir.
