Marc de govern corporatiu segons la legislació neerlandesa

Un marc de govern corporatiu és el conjunt de normes que determina qui decideix què a la vostra empresa, qui supervisa i com els directors retre comptes de les seves decisions. Als Països Baixos, la major part d'aquest marc està establert per llei al Llibre 2 del Codi Civil neerlandès (Burgerlijk Wetboek, BW); el Codi de Govern Corporatiu neerlandès afegeix normes vinculants de "complir o explicar" només per a les empreses que cotitzen en borsa.

Per a una empresa privada (bv), el marc són principalment els estatuts socials, l'acord d'accionistes i algunes normes internes. Per a una empresa que cotitza en borsa o una gran empresa, també inclou una estructura de supervisió, comitès i àmplies funcions d'informació. A continuació, expliquem els components legals, les opcions que podeu prendre i els passos per implementar un marc viable.

Per què és important un marc de governança?

Un marc clar evita disputes sobre l'autoritat i protegeix els directors contra la responsabilitat. També demostra als inversors, bancs i reguladors que les decisions es prenen amb cura.

Segons la legislació neerlandesa, els directors han de dur a terme les seves funcions correctament (article 2:9 BW). Si una decisió surt malament, la qüestió és si el director va actuar amb la deguda diligència, va tenir en compte la informació correcta i va respectar les normes internes. Un marc que registri qui decideix què i sobre quina base és la millor prova que aquest va ser el cas.

També evita una font comuna de conflicte. En molts conflictes entre accionistes, el problema subjacent no és una mala decisió, sinó la incertesa sobre qui estava autoritzat a prendre-la. Unes normes clares sobre autoritat, aprovació i informació eviten aquesta incertesa.

Què diu la llei neerlandesa sobre l'interès de l'empresa?

Els administradors han d'actuar en interès de l'empresa i del seu negoci (vennootschappelijk belang). Aquest no és només l'interès dels accionistes.

El Tribunal Suprem (Hoge Raad) va confirmar en la sentència de Cancún (ECLI:NL:HR:2014:797) que els administradors han de tenir en compte els interessos de tots els implicats a l'empresa, com ara accionistes, empleats i creditors. Tot i servir els interessos de l'empresa, els administradors han d'evitar perjudicar aquestes parts interessades de manera innecessària o desproporcionada.

Aquest model de parts interessades s'estén per la legislació corporativa neerlandesa. Explica per què el comitè d'empresa té una influència real, per què un consell de supervisió d'una gran empresa també ha de ponderar els interessos dels empleats i per què el Codi de Govern Corporatiu neerlandès fa referència a la creació de valor a llarg termini en lloc de la rendibilitat per a l'accionista a curt termini.

Tauler d'un o dos nivells: quina estructura encaixa?

La legislació neerlandesa permet ambdues coses. En una estructura de dos nivells, un consell d'administració dirigeix ​​l'empresa i un consell de supervisió separat (raad van commissarissen) la supervisa; en una estructura d'un sol nivell, els directors executius i no executius formen part d'un mateix consell.

El tauler de dos nivells

El consell d'administració de dos nivells és el model tradicional neerlandès. El consell d'administració (bestuur) gestiona l'empresa. El consell de vigilància supervisa la gestió i el curs general dels assumptes i assessora el consell d'administració.

Els directors supervisors també han d'actuar en interès de l'empresa. No són representants dels accionistes que els van nomenar. El seu deure és supervisar de manera independent, fer preguntes crítiques i estar degudament informats.

El tauler d'un sol nivell

Des de l'1 de gener de 2013, una bv o nv pot optar per un consell d'administració unitari (article 2:129a i article 2:239a BW). Els directors executius gestionen l'empresa; els directors no executius la supervisen.

La llei exigeix ​​que el president d'un consell d'administració unipersonal sigui un administrador no executiu i que la divisió de tasques es registri als estatuts o al reglament del consell. El model unipersonal sovint és escollit per grups internacionals que el coneixen, però requereix acords clars sobre informació i responsabilitat. En principi, tots els administradors comparteixen la responsabilitat col·lectiva, cosa que fa que una divisió adequada de tasques sigui important per als administradors no executius.

Quan és obligatòria una estructura de supervisió?

Per a la majoria d'empreses privades, un consell de supervisió és opcional. Esdevé obligatori en el règim de grans empreses (structuurregime) quan una empresa compleix els criteris legals durant tres anys consecutius.

Aquests criteris són, en resum: capital emès i reserves per sobre d'un llindar legal, un comitè d'empresa establert en virtut d'una obligació legal i almenys 100 empleats als Països Baixos (articles 2:153 i 2:263 BW). Una empresa dins del règim ha de tenir un consell de supervisió o un consell únic amb poders comparables. El consell de supervisió obté poders, com ara nomenar i destituir directors en el règim complet, i el comitè d'empresa té dret a recomanar un terç dels directors supervisors. Hi ha exempcions i un règim mitigador per a certs grups internacionals.

Qui decideix què: els accionistes, el consell d'administració i els supervisors?

L'assemblea general (algemene vergadering) nomena i destitueix els administradors, aprova els comptes anuals i decideix sobre les modificacions dels estatuts. El consell d'administració gestiona l'empresa i la representa.

Per a una societat de capital propi (bv), l'assemblea general s'ha de celebrar com a mínim un cop l'any, dins dels sis mesos posteriors a la finalització de l'exercici econòmic (article 2:218 BW). Els estatuts poden atorgar a l'assemblea general la facultat de donar instruccions al consell d'administració. El consell d'administració ha de seguir aquestes instruccions llevat que entrin en conflicte amb l'interès de l'empresa (article 2:239(4) BW).

La majoria de marcs afegeixen una llista d'assumptes reservats: decisions que necessiten l'aprovació prèvia de la junta general o del consell de supervisió. Exemples en són les adquisicions superiors a una quantitat determinada, l'assumpció de deute significatiu, l'entrada en nous mercats i el nomenament d'alta direcció. Aquests drets d'aprovació funcionen internament. Envers tercers, un director que està autoritzat a representar l'empresa generalment encara la pot vincular, fins i tot sense aprovació interna (article 2:240(3) BW). El nostre article sobre l'acord entre accionistes explica com els accionistes poden registrar altres acords entre ells.

Com es registren els drets de decisió?

Incloeu les normes bàsiques als estatuts socials i els detalls a les normes de la junta i a una matriu d'aprovació. Això manté els estatuts estables mentre que les normes diàries es poden ajustar.

Una matriu d'aprovació pràctica estableix, per tipus de decisió, qui la prepara, qui decideix i qui l'ha d'aprovar, amb llindars monetaris i normes de cosignatura. També registra com es tracten els conflictes i com es redacten les actes de les decisions. Les actes i els memoràndums de decisions són la vostra prova posterior que la junta va actuar amb cura.

Quines funcions tenen els directors?

Els administradors han de complir les seves funcions correctament, actuar en interès de l'empresa i mantenir-se al marge de les decisions en què tinguin un conflicte d'interès personal. L'incompliment d'aquestes obligacions pot comportar responsabilitat personal.

Conflictes d'interès

Un administrador amb un interès personal directe o indirecte que entri en conflicte amb l'interès de la societat no pot participar en les deliberacions i la presa de decisions (article 2:129(6) i article 2:239(6) BW). Si com a resultat no es pot prendre cap decisió del consell d'administració, ho decideix el consell de vigilància o, si no n'hi ha, la junta general, llevat que els estatuts disposin el contrari.

Les transaccions amb parts relacionades, com ara la pròpia empresa d'un director o un accionista majoritari, mereixen un procediment separat. Registreu qui va declarar l'interès, qui va decidir i en quines condicions. Per a les empreses cotitzades, la llei afegeix normes específiques sobre les transaccions materials amb parts relacionades.

Responsabilitat dels administradors

Un administrador només és responsable envers l'empresa si se li pot culpar greument (ernstig verwijt) per l'incompliment de les seves funcions. Envers tercers i en cas de fallida, es poden aplicar normes més estrictes.

En cas de fallida, els administradors poden ser considerats solidaris responsables del dèficit si clarament han exercit les seves funcions de manera inadequada, i aquesta és una causa important de la fallida (article 2:248 BW). L'incompliment de la comptabilitat adequada o la presentació dels comptes anuals a temps crea una presumpció legal que les funcions s'han exercit de manera inadequada. Una empresa privada només pot fer distribucions als accionistes si el consell d'administració les aprova, i l'empresa pot continuar pagant els seus deutes posteriorment (article 2:216 BW). Els nostres articles sobre la responsabilitat dels administradors i sobre la seguretat financera dins del dret societari tracten aquests riscos amb més detall.

Un bon marc de treball redueix aquests riscos. Documenta quina informació tenia el consell, com es van avaluar els riscos i qui va aprovar la decisió. Una descàrrega (recàrrec) per part de la junta general i una assegurança per a administradors i directius poden oferir protecció addicional, però només dins d'uns límits.

Com organitzeu la gestió de riscos i el control intern?

El consell d'administració és responsable d'identificar els principals riscos i dels controls que els mantenen dins dels límits acceptables. El consell de vigilància o els administradors no executius ho supervisen.

Moltes empreses utilitzen models reconeguts, com ara COSO per al control intern, ISO 31000 per a la gestió de riscos i el model de les tres línies per a l'assegurament. En aquest model, la direcció s'encarrega i gestiona els riscos, una funció de risc o compliment estableix polítiques i reptes, i l'auditoria interna proporciona assegurament independent al consell.

Per a una empresa més petita, funciona un sistema més senzill: separació de tasques per als pagaments, un principi de quatre ulls per sobre d'una quantitat fixada, un tancament financer mensual i un registre de riscos breu amb els propietaris. El punt clau és que el consell d'administració pugui demostrar que coneixia els principals riscos i que hi va actuar.

Què hauríeu de prendre per garantir la integritat i la denúncia d'irregularitats?

Les empreses amb 50 o més empleats han de tenir un procediment intern de denúncia per presumptes irregularitats en virtut de la Llei de protecció dels denunciants (Wet bescherming klokkenluiders). Els denunciants estan protegits contra represàlies.

Un codi de conducta estableix les normes sobre conflictes d'interessos, regals i antisuborn. Un canal de denúncies només funciona si la gent hi confia. Això requereix un tractament confidencial, un procediment clar d'investigació i una junta o comitè que faci un seguiment de les denúncies i de les lliçons apreses.

Quin paper hi juguen el comitè d'empresa i altres parts interessades?

Una empresa amb 50 o més empleats als Països Baixos ha de crear un comitè d'empresa (ondernemingsraad) segons la Llei de comitès d'empresa (Wet op de ondernemingsraden, WOR). El comitè d'empresa té dret a ser consultat sobre decisions econòmiques importants i dret de consentiment sobre normes laborals importants.

El dret d'assessorament cobreix decisions com ara una transferència de control, una reorganització, una inversió significativa o el nomenament o acomiadament d'un director (article 25 i article 30 de la Llei de Treball). L'assessorament s'ha de sol·licitar en una fase en què encara pugui influir en la decisió. El dret de consentiment cobreix acords com ara pensions, horaris laborals i sistemes de control de personal (article 27 de la Llei de Treball). Integreu aquests drets en la planificació de les decisions, no com una idea a posteriori.

Els accionistes exerceixen els seus drets a la junta general. Les empreses que cotitzen en borsa també mantenen un diàleg amb els inversors. Els bancs i altres financers sovint tenen drets d'informació i aprovació en virtut de la documentació del préstec, que s'haurien de reflectir a la matriu d'aprovació.

Quines obligacions d'informació s'apliquen?

Cada societat mercantil (bv) i societat no mercantil (nv) ha de preparar els comptes anuals i, depenent de la seva mida, un informe de gestió, i presentar-los a la Cambra de Comerç (KvK). Les empreses més grans també han de fer auditar els comptes.

Per a una societat de capital propi (bv), el consell d'administració prepara els comptes anuals en un termini de cinc mesos a partir del final de l'exercici econòmic; la junta general pot prorrogar aquest termini fins a cinc mesos (article 2:210 BW). Després de l'aprovació, els comptes s'han de presentar a la KvK en un termini de vuit dies i, en qualsevol cas, en un termini de dotze mesos a partir del final de l'exercici econòmic. La presentació tardana pot comportar una multa i, en cas de fallida, la presumpció de mala gestió esmentada anteriorment.

Els informes de sostenibilitat en virtut de la Directiva d'informes de sostenibilitat corporativa (CSRD) de la UE s'apliquen a les grans empreses i a les que cotitzen en borsa. El seu abast i calendari van ser modificats per la UE el 2025, així que comproveu si la vostra empresa hi entra dins i quan.

Quan s'aplica el Codi de Govern Corporatiu neerlandès?

El Codi s'aplica a les societats cotitzades amb seu social als Països Baixos. Aquestes han d'indicar en el seu informe de gestió si compleixen els seus principis i les disposicions de bones pràctiques i explicar qualsevol desviació.

Aquest deure de "complir o explicar" té una base legal a l'article 2:391 BW i el decret relacionat sobre el contingut de l'informe de gestió. La versió actual del Codi data del desembre de 2022 i presta més atenció a la creació de valor sostenible a llarg termini, la diversitat i la cultura de l'empresa. El Comitè de Seguiment de Govern Corporatiu informa sobre com l'apliquen les empreses.

Les empreses no cotitzades no estan obligades pel Codi, però moltes l'utilitzen com a referència, per exemple quan es preparen per a inversors o una venda. Trieu els elements que s'adaptin a la vostra mida en lloc de copiar tot el Codi.

Diversitat a la junta

Des de l'1 de gener de 2022, el consell de supervisió d'una societat no governamental que cotitza en borsa ha d'estar format per almenys un terç d'homes i almenys un terç de dones. Un nomenament que no compleixi aquest requisit és nul.

Les grans societats no governamentals (NV) i societats bancàries (BV) també han d'establir objectius adequats i ambiciosos per a l'equilibri de gènere en el seu consell d'administració, consell de supervisió i alta direcció, elaborar un pla per assolir-los i informar-ne anualment al Consell Social i Econòmic (SER).

Quines normes de la UE afecten la governança?

A més del dret societari neerlandès, diverses normes de la UE atribueixen responsabilitats directament al consell d'administració. Les més importants es refereixen a la protecció de dades, la ciberseguretat i la intel·ligència artificial.

• El Reglament general de protecció de dades (RGPD) exigeix ​​que l'empresa pugui demostrar el compliment de la normativa, nomeni un delegat de protecció de dades en determinats casos i informi de les violacions de dades a l'Autoritat de Protecció de Dades dels Països Baixos (Autoriteit Persoonsgegevens) en un termini de 72 hores.
• La Directiva NIS2, implementada als Països Baixos a través de la Llei de ciberseguretat (Cyberbeveiligingswet), exigeix ​​que les entitats dins l'àmbit d'aplicació adoptin mesures de ciberseguretat que l'òrgan de gestió aprova i supervisa.
• La Llei d'IA de la UE, que va entrar en vigor l'1 d'agost de 2024 i s'aplica per fases, estableix obligacions per a les empreses que desenvolupen o utilitzen sistemes d'IA, en funció del nivell de risc.

Assigneu la responsabilitat de cadascuna d'aquestes àrees a un membre designat del consell i assegureu-vos que el consell rebi informes periòdics.

Com adapteu la governança a la vostra empresa?

Mantingueu el marc proporcionat. Una startup necessita drets de decisió clars i controls bàsics; un grup amb filials estrangeres necessita una línia de base comuna amb incorporacions locals.

Petites empreses, empreses emergents i empreses familiars

Per a les empreses més petites, els elements essencials són una assignació clara d'autoritat, controls financers senzills i informes transparents als accionistes. Un consell assessor pot ser un primer pas cap a una supervisió independent abans que els inversors s'hi uneixin.

En les empreses familiars, la governança també cobreix la relació entre la família i l'empresa: qui pot treballar a l'empresa, com es trien els successors i quines normes de dividends i sortida s'apliquen. Registrar això aviat evita conflictes entre les branques de la família més endavant.

Grups i operacions transfrontereres

En un grup, la societat matriu estableix les polítiques bàsiques i els assumptes reservats. El consell d'administració de cada filial ha d'actuar en interès de la seva pròpia empresa.

Aquesta tensió és important a la pràctica. Una instrucció de la matriu que perjudica la filial, per exemple, movent actius fora d'ella, pot exposar els directors de la filial a responsabilitats. Mantingueu un registre d'entitats centrals amb directors, signants i dates de presentació, i assegureu-vos que els consells locals es reuneixin i decideixin realment.

Fundacions i associacions

Des de l'1 de juliol de 2021, la Llei de gestió i supervisió d'entitats jurídiques (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR) ha aplicat normes similars sobre deures, conflictes d'interessos i responsabilitat a les fundacions i associacions.

Com es construeix un marc de governança pas a pas?

Comença amb l'estructura legal i l'assignació d'autoritat, després afegeix la gestió de riscos, la generació d'informes i la revisió. Mantén cada pas documentat.

• Mapeja l'estructura jurídica: entitats, estatuts, pacte entre accionistes i qualsevol règim estatutari que s'apliqui, com ara el règim de les grans empreses.
• Assignar autoritat: estructura del consell, assumptes reservats, matriu d'aprovació i normes de signatura.
• Adoptar les polítiques bàsiques: codi de conducta, conflictes d'interessos, denúncia d'irregularitats, privacitat i ciberseguretat.
• Establir la gestió de riscos i el control intern, amb propietaris i informes periòdics al consell d'administració.
• Informes del pla: comptes anuals, terminis de presentació i, si escau, informes de sostenibilitat.
• Formar directors i gerents, i revisar el marc de treball cada any i després de cada incident significatiu.

Quins errors hauries d'evitar?

El problema més comú és un marc de treball que només existeix sobre el paper. Les regles que no es segueixen es poden utilitzar contra el tauler més tard.

Altres errors freqüents són drets de decisió poc clars, requisits d'aprovació en els estatuts que ningú revisa, reunions de consell sense actes, conflictes d'interessos que no es declaren i drets de comitè d'empresa que s'obliden fins que ja s'ha pres una decisió. Cadascun d'aquests pot conduir a una disputa amb els accionistes, una impugnació de la decisió o reclamacions de responsabilitat.

En resum

• Un marc de govern corporatiu estableix qui decideix, qui supervisa i com els directors retreuen comptes de les seves decisions.
• Als Països Baixos, les normes bàsiques es troben al Llibre 2 BW; el Codi de Govern Corporatiu neerlandès s'aplica a les empreses cotitzades amb el principi de "compleix o explica".
• Els administradors han d'actuar en interès de l'empresa, que inclou els interessos dels empleats, els creditors i altres parts interessades.
• Podeu triar entre un consell d'administració de dos nivells i un de nivell únic; el règim de les grans empreses fa que la supervisió sigui obligatòria.
• Registrar l'autoritat en els estatuts, les normes de la junta i una matriu d'aprovació, i involucrar el comitè d'empresa a temps.

Les normes legals es poden trobar al Llibre 2 del Codi Civil neerlandès.

Preguntes freqüents

Law & More assessora empreses neerlandeses i internacionals sobre estructures de consells d'administració, estatuts, normes d'aprovació i funcions dels directors a través de la nostra equip de dret corporatiuNo esteu segurs de la vostra situació? Expliqueu-nos la vostra. Us informarem de les vostres opcions en el termini d'un dia laborable.