La Llei sobre la presentació electrònica en els registres comercials: com es mou el govern amb els temps

introducció

Ajudar als clients internacionals que tenen un negoci als Països Baixos és part de la meva pràctica diària. Al cap i a la fi, els Països Baixos són un gran país on desenvolupar un negoci, però aprendre l'idioma o acostumar-se a les pràctiques empresarials holandeses poden ser a vegades complicades per a les corporacions estrangeres. Per tant, sovint s’agraeix una mà d’ajuda. L’abast de la meva assistència va des d’assistir en tasques complexes, fins a ajudar a la comunicació amb les autoritats holandeses. Fa poc, vaig rebre una pregunta d’un client per explicar què s’explicava exactament en una carta de la cambra de comerç holandesa. Aquesta carta senzilla, encara que important i informativa, tractava d’una novetat en la presentació d’estats financers, que en breu només serà possible de forma electrònica. La carta va ser el resultat del desig del govern d’avançar amb els temps, d’utilitzar els avantatges de l’intercanvi electrònic de dades i d’introduir una manera estandarditzada de manejar aquest procés recurrent anual. És per això que els estats financers s’han de dipositar de forma electrònica a partir de l’exercici 2016 o 2017, tal i com s’inclou a la devolució de Wet en handelsregisters langs elektronische weg (la Llei sobre la presentació electrònica en els registres comercials), que es va introduir juntament amb el Besluit elektronische. ajornar registres de handels (Resolució sobre la presentació electrònica en registres comercials); aquest últim proporcionant normes addicionals i detallades. Molt boig, però què comporten exactament aquesta Llei i resolució?

Acta holandesa sobre l'arxiu electrònic en els registres comercials - Com es mou el govern amb el temps

Llavors i ara

Anteriorment, els estats financers es podien dipositar a la Cambra de Comerç tant de forma electrònica com en paper. El Codi civil holandès encara coneix en gran mesura les provisions basades en el dipòsit en paper. Actualment, aquest mètode es pot veure com desfasat i, realment, em va sorprendre una mica que aquest desenvolupament no hagi tingut lloc abans. No és difícil imaginar que la presentació d’estats financers en paper tingui molts desavantatges en comparació amb la presentació electrònica d’aquests documents quan es mira des de la perspectiva de costos i temps. Penseu en els costos del paper i els costos i el temps necessaris per posar les declaracions anuals en paper i enviar-les -també en paper- a la Cambra de Comerç, que després ha de tramitar aquests documents escrits, sense esmentar el temps i els costos que sorgeixen. quan feu un projecte de comptabilitat o verifiqueu aquests estats financers (no normalitzats). Per tant, el govern va proposar fer ús de "SBR" (breu per a: Standard Business Report), que és un mètode electrònic normalitzat per crear i enviar informació i documents financers, basat en un catàleg de dades (la Taxonomia holandesa). Aquest catàleg conté definicions de dades que es poden utilitzar per crear estats financers. Un altre avantatge del mètode SBR és que no només es simplificarà l'intercanvi de dades entre la corporació i la cambra de comerç, sinó que, com a resultat de l'estandardització, l'intercanvi de dades amb tercers també serà més fàcil. Les petites empreses ja poden presentar els estats anuals de forma electrònica mitjançant l’ús del mètode SBR des del 2007. Per a les empreses mitjanes i grans, aquesta possibilitat s’ha introduït el 2015.

Aleshores, quan i per a qui?

El govern va deixar clar que la resposta a aquesta pregunta és un cas típic de “qüestions de mida”. Les petites empreses estaran obligades a presentar els estats financers electrònicament mitjançant SBR a partir de l’exercici 2016 en endavant. Com a alternativa, les petites empreses que (redacten i) envien els propis estats financers, tenen la possibilitat de dipositar els estats a través d’un servei en línia gratuït –el servei “zelf deponeren jaarrekening” -, que està en funcionament des del 2014. L’avantatge d’això. el servei és que no haureu de comprar programari que sigui “compatible amb SBR”. Les empreses de mida mitjana hauran de presentar els estats financers mitjançant SBR a partir de l’exercici 2017 en endavant. També per a aquestes empreses s’introduirà un servei alternatiu en línia temporal (“opstellen jaarrekening”). Mitjançant aquest servei, les empreses mitjanes poden redactar els estats financers ells mateixos en format XBRL. Després aquestes declaracions es poden enviar a través d’un portal en línia (“Digipoort”). Això vol dir que la corporació no necessàriament haurà de comprar programari “compatible amb SBR” immediatament. Aquest servei serà temporal i s’apoderarà al cap de cinc anys, a partir del 2017. Encara no hi ha cap obligació per a les grans empreses i estructures de grups de mitjana mida que presentin els estats financers a través de SBR. Això es deu al fet que aquestes empreses han de fer front a un conjunt de requeriments molt complex. L’esperança és que aquestes empreses tinguin l’oportunitat de triar entre presentar a través de SBR o presentar a través d’un format europeu específic a partir del 2019.

Sense regles sense excepcions

Una regla no seria una regla si no hi hagués excepcions. Dues, per ser precises. Les noves regles sobre la presentació dels estats financers no són aplicables a les persones jurídiques i a les empreses amb domicili social fora dels Països Baixos, que, sobre la base de la Handelsregisterbesluit 2008 (Resolució del Registre Mercantil 2008), tenen l’obligació de presentar els documents financers. a la Cambra de Comerç, en la mesura i en la forma en què s'haurien de divulgar aquests documents al país del domicili social. La segona excepció és per als emissors definits a l'article 1: 1 de la Wft (Llei de supervisió financera) i per a les filials d'un emissor, en cas que siguin ells mateixos els emissors. Un emissor és qualsevol persona que desitgi emetre valors o que tingui intenció d’emetre valors.

Altres punts d’atenció

Tot i això, no és tot. Les pròpies persones jurídiques han de prendre nota d'alguns aspectes addicionals d'importància. Un d’aquests aspectes és el fet que l’entitat jurídica continuarà sent responsable de la presentació d’estats financers d’acord amb la llei. Entre d'altres, això significa que els estats financers haurien de ser capaços de donar a conèixer aquest tipus de coneixement que es pot avaluar suficientment la posició financera de l'entitat jurídica. Per tant, aconsello a totes les empreses que revisin detingudament les dades dels estats financers abans de presentar-les. Per últim, però no per això menys important, presteu atenció al fet que el fet de negar-se a presentar les declaracions de la forma que es prescriu, constituirà una infracció a la base de la Wet op de Economische Delicten (Llei de les ofenses econòmiques). Més aviat convenient, s'ha confirmat que els estats financers creats mitjançant el mètode SBR, poden ser utilitzats per la junta d'accionistes per establir aquests estats. Aquests comptes també poden estar sotmesos a auditories per part d’un comptable d’acord amb l’article 2: 393 del Codi civil holandès.

Conclusió

Amb la introducció de la Llei de presentació electrònica en els registres comercials i la resolució associada, el govern ha demostrat una bona progressió. Com a resultat, serà obligatori que les petites i mitjanes empreses dipositin els estats financers de forma electrònica a partir dels anys 2016 i 2017 respectivament, tret que la companyia no entri en l’àmbit d’alguna de les excepcions. Els avantatges són nombrosos. Tot i així, aconsello a totes les empreses que mantinguin l’enginy ja que la responsabilitat final encara recau en les empreses obligades a arxivar-se i com a director de l’empresa, segur que no voldríeu deixar-ho en compte amb les conseqüències.

Contacte

Si teniu més preguntes o comentaris després de llegir aquest article, no dubteu en contactar amb mr. Maxim Hodak, advocat al Law & More via maxim.hodak@lawandmore.nl or mr. Tom Meevis, attorney-at-law at Law & More via tom.meevis@lawandmore.nl or call us on +31 (0)40-3690680.

Compartir