Els empresaris processen moltes dades dels seus empleats al llarg del temps. Totes aquestes dades s'emmagatzemen en un fitxer de personal. Aquest fitxer conté dades personals importants i, per aquest motiu, és imprescindible que es faci de manera segura i correcta. Quant de temps es permet als empresaris (o, en alguns casos, requereix) conservar aquestes dades? En aquest bloc, podeu llegir més sobre el període de conservació legal dels fitxers de personal i com tractar-lo.
Què és un expedient de personal?
Com s'ha esmentat anteriorment, un empresari sovint ha de tractar amb les dades del personal dels seus empleats. Aquestes dades s'han d'emmagatzemar correctament i després destruir-les. Això es fa mitjançant un fitxer de personal. Això inclou el nom i l'adreça dels empleats, contractes de treball, informes de rendiment, etcètera. Aquestes dades s'han de complir amb els requisits de la normativa AVG i s'han de conservar durant un període de temps determinat.
(Si voleu saber si el vostre fitxer de personal compleix els requisits de l'AVG, consulteu la nostra llista de verificació d'AVG de fitxers de personal aquí)
Conservació de les dades dels empleats
L'AVG no ofereix períodes de conservació específics per a les dades personals. No hi ha una resposta directa al període de conservació d'un fitxer de personal, ja que consta de diferents tipus de dades (personals). S'aplica un període de conservació diferent a cada categoria de dades. També afecta si la persona segueix sent treballadora o ha deixat la feina.
Categories de períodes de retenció
Com s'ha dit anteriorment, hi ha diferents períodes de conservació relacionats amb la conservació de dades personals en un fitxer de personal. Hi ha dos criteris a tenir en compte, és a dir, si un empleat segueix treballant o ha deixat la feina. A continuació es mostra quan determinades dades s'han de destruir, o més aviat conservar-les.
Fitxa de personal vigent
No s'estableixen períodes de conservació fixos per a les dades contingudes en un fitxer de personal actual d'un empleat que encara està treballant. L'AVG només imposa als empresaris l'obligació de mantenir els expedients de personal "actualitzats". Això vol dir que el propi empresari està obligat a fixar un termini per a la revisió periòdica dels expedients de personal i la destrucció de dades obsoletes.
Detalls de la sol·licitud
Les dades de la sol·licitud relatives a un sol·licitant no contractat s'han de destruir en un termini màxim de 4 setmanes després de la finalització del procediment de sol·licitud. Les dades com ara una carta de motivació o sol·licitud, CV, declaració de comportament, correspondència amb el sol·licitant entren en aquesta categoria. Amb el consentiment del sol·licitant, és possible conservar les dades durant un any aproximadament.
Procés de reinserció
Quan un treballador ha finalitzat un procés de reinserció i torna al seu lloc de treball, s'aplica un període màxim de retenció de 2 anys després de la finalització de la reinserció. Hi ha una excepció a això quan l'empresari és autoassegurador. En aquest cas, s'aplica un període de conservació de 5 anys.
Màxim 2 anys després de la finalització del contracte
Després que un empleat deixa la feina, la major part de les dades (personals) del fitxer de personal estan subjectes a un període de conservació de fins a 2 anys.
Aquesta categoria inclou:
- Contractes de treball i modificacions dels mateixos;
- Correspondència relacionada amb la renúncia;
- Informes d'avaluacions i revisions del rendiment;
- Correspondència relacionada amb la promoció/descens;
- Correspondència sobre malaltia de la UWV i del metge de l'empresa;
- Informes relacionats amb la Llei de millora del porter;
- Acords de pertinença al Comitè d'Empresa;
- Còpia del certificat.
Almenys 5 anys després de la finalització del contracte
Algunes dades dels fitxers de personal estan subjectes a un període de conservació de 5 anys. Per tant, l'empresari està obligat a conservar aquestes dades durant un període de 5 anys després que l'empleat deixi la feina. Aquestes són les dades següents:
- Declaracions d'impostos de nòmines;
- Còpia del document identificatiu del treballador;
- Dades d'ètnia i origen;
- Dades relacionades amb els impostos sobre nòmines.
Per tant, aquestes dades s'han de conservar durant cinc anys com a mínim, encara que es substitueixin per noves declaracions a l'expedient de personal.
Almenys 7 anys després de la finalització del contracte
A continuació, l'empresari també té l'anomenada 'obligació de retenció fiscal'. Això obliga l'empresari a conservar tots els registres bàsics durant un període de 7 anys. Així, això inclou dades bàsiques, embargaments de salaris, registres de nòmines i acords salarials.
El període de retenció ha expirat?
Quan hagi transcorregut un període màxim de conservació de dades d'un fitxer de personal, l'empresari ja no podrà utilitzar les dades. Aquestes dades haurien de ser destruïdes.
Quan hagi transcorregut un període mínim de retenció, l'empresari pot destruir aquestes dades. S'aplica una excepció quan ha expirat un període mínim de conservació i l'empleat sol·licita la destrucció de les dades.
Teniu preguntes sobre els períodes de conservació de fitxers del personal o els períodes de conservació d'altres dades? Si és així, poseu-vos en contacte amb nosaltres. El nostre advocats laborals estarem encantats d'ajudar-te!
